1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников дошкольного образовательного учреждения разработано в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 25 апреля 2026 года [1], Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» с изменениями от 24 июня 2025 года [2], Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 13 декабря 2024 года [3], Приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 31 июля 2023 года № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» [4], Приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 24 декабря 2020 года № 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления» [5], Приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 20 декабря 2019 года № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» [6], Трудовым кодексом Российской Федерации [7], Коллективным договором, Уставом дошкольного образовательного учреждения.
1.2. Данное Положение о порядке ведения личных дел сотрудников ДОУ определяет порядок ведения личных дел работников детского сада, определяет порядок формирования, ведения, учета, хранения и использования личных дел работников дошкольного образовательного учреждения, а также ответственность, права и обязанности работников и заведующего ДОУ.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением и является обязательным для всех сотрудников детского сада.
1.4. Ведение личных дел сотрудников детского сада возлагается на специалиста по кадрам дошкольного образовательного учреждения.
1.5. Личное дело работника представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в дошкольном образовательном учреждении, формируемую и ведущуюся работодателем в целях кадрового учета, документирования трудовых отношений и архивного хранения.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Работодатель обеспечивает соблюдение требований по защите персональных данных сотрудников дошкольного образовательного учреждения, их безопасной обработке и хранению.
1.8. Обработка персональных данных сотрудников осуществляется при наличии оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Согласие сотрудника оформляется только в случаях, когда обработка персональных данных не может осуществляться на ином законном основании. Согласие оформляется отдельно от иных подписываемых сотрудником документов.
1.9. Личное дело ведется в течение всего периода работы сотрудника.
1.10. На каждого сотрудника ведется одно личное дело независимо от количества занимаемых им должностей в данном дошкольном образовательном учреждении.
1.11. Ведение личных дел сотрудников может осуществляться как на бумажном носителе, так и в электронном виде в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами ДОУ.
1.12. При использовании информационных систем персональных данных работодатель принимает необходимые правовые, организационные и технические меры по обеспечению безопасности персональных данных сотрудников в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
2.1. Формирование личного дела сотрудника дошкольного образовательного учреждения производится непосредственно после приема его на работу в ДОУ.
2.2. В личное дело сотрудника дошкольного образовательного учреждения включаются только документы, необходимые для оформления, изменения и прекращения трудовых отношений, исполнения обязанностей работодателя и соблюдения установленных сроков хранения:
Оригинал трудовой книжки, если она ведется на бумажном носителе, личная медицинская книжка и документы, содержащие сведения о состоянии здоровья сотрудника, учитываются и хранятся отдельно от личного дела с соблюдением требований к защите персональных данных.
2.3. При заключении трудового договора сотрудник предъявляет документы, предусмотренные статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации, а также иные документы только в случаях, прямо установленных федеральными законами, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.
При поступлении на работу сотрудник предъявляет оригиналы следующих документов для сверки [7, статья 65]:
Идентификационный номер налогоплательщика, свидетельство о заключении брака и свидетельства о рождении детей предоставляются сотрудником добровольно, когда это необходимо для предоставления налоговых вычетов, пособий, гарантий или льгот, и не относятся к обязательным документам при заключении трудового договора.
Работодатель оформляет:
До подписания трудового договора работодатель знакомит сотрудника под роспись с Уставом ДОУ, Правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, коллективным договором. [7, статья 68]
Работодатель организует проведение инструктажей и иных видов обучения, обязательных для сотрудника с учетом занимаемой должности и характера выполняемой работы, в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
2.4. В случае использования электронных трудовых книжек, документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника дошкольного образовательного учреждения, ведутся в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Порядок учета, хранения и доступа к электронным трудовым книжкам устанавливается нормативными актами, регулирующими электронное делопроизводство.
2.5. Первичное оформление личного дела предусматривает:
2.6. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.7. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела сотрудников дошкольного образовательного учреждения и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. После прекращения трудового договора личное дело сотрудника оформляется для архивного хранения в соответствии с требованиями приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 и передается на хранение в архив в установленном порядке.
2.8. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.9. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.10. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
3.1. Личное дело сотрудников дошкольного образовательного учреждения ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в ДОУ.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела сотрудника дошкольного образовательного учреждения предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в дошкольном образовательном учреждении ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодная проверка состояния и наличия личных дел проводится лицом, ответственным за кадровое делопроизводство, либо комиссией, назначенной приказом заведующего. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (Приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до заведующего дошкольным образовательным учреждением.
3.5. Изменение персональных данных сотрудника ДОУ осуществляется на основании представленных сотрудником документов, подтверждающих соответствующие изменения.
4.1. Хранение и учет личных дел сотрудников дошкольного образовательного учреждения организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе (запираемом шкафу) дошкольного образовательного учреждения, располагая их на полке в вертикальном положении, корешками наружу.
4.3. Трудовые книжки, ведение которых продолжается на бумажном носителе, и невостребованные трудовые книжки учитываются и хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Личные медицинские книжки учитываются и хранятся отдельно от личных дел с ограничением доступа к содержащимся в них сведениям о здоровье.
4.5. Доступ к личным делам предоставляется только уполномоченным сотрудникам, которым обработка соответствующих персональных данных необходима для исполнения должностных обязанностей и которые допущены к такой обработке приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением. Объем доступа ограничивается сведениями, необходимыми для выполнения конкретных трудовых функций.
4.6. Систематизация личных дел сотрудников дошкольного образовательного учреждения производится в алфавитном порядке.
4.7. Личные дела работников дошкольного образовательного учреждения, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года – 50 лет, если иной срок не установлен законодательством и Перечнем типовых управленческих архивных документов [6, пункт 445].
4.8. Отдельные личные дела сотрудников дошкольного образовательного учреждения после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
4.9. При обработке персональных данных сотрудников ДОУ обеспечивает соблюдение принципов законности, справедливости, ограничения целей обработки, минимизации объема обрабатываемых данных и ограничения сроков хранения персональных данных.
5.1. Оригинал личного дела сотруднику на руки не передается. Ознакомление сотрудника со своим личным делом осуществляется в присутствии лица, ответственного за кадровое делопроизводство.
5.2. Сотрудник имеет право знакомиться со своим личным делом, делать выписки и получать надлежащим образом заверенные копии документов, содержащих его персональные данные, в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации, без предоставления ему персональных данных третьих лиц.
5.3. Копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней [7, часть 1 статьи 62].
5.4. Сотрудник имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в течение десяти рабочих дней [2, часть 3 статьи 14]. Указанный срок может быть продлен не более чем на пять рабочих дней при направлении сотруднику мотивированного уведомления с указанием причин продления.
5.5. Личные дела могут передаваться во временное служебное пользование только сотрудникам ДОУ, уполномоченным на обработку соответствующих персональных данных, в пределах их должностных обязанностей. Работа с личными делами осуществляется в помещении кадровой службы без права выноса за пределы дошкольного образовательного учреждения. По окончании рабочего дня все переданные личные дела должны быть возвращены на место хранения.
5.6. Передача личного дела во временное служебное пользование уполномоченному сотруднику и его возврат фиксируются в контрольном журнале с указанием даты, фамилии, имени, отчества и должности получателя, цели передачи, времени возврата и подписи получателя.
5.7. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения заведующего детским садом с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причины изъятия, а также подписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное служебное пользование.
5.8. Ознакомление третьих лиц с документами личного дела допускается только в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам дошкольного образовательного учреждения. Эта процедура проводится в полном соответствии с требованиями приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 и включает в себя:
6.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, подписывается его составителем, подшивается (вклеивается) в дело [4, пункт 53]. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.) [5, Приложение 20]. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. Личные дела подлежат полному оформлению и описанию (включению в опись дел) [4, пункт 48]. Предварительно лицом, ответственным за кадровое делопроизводство, проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются лицом, ответственным за кадровое делопроизводство. Передача личных дел в архив оформляется актом приема-передачи архивных документов и соответствующей записью в учетных формах архива дошкольного образовательного учреждения.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется в сроки, установленные архивными правилами, но не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дела [4, часть 1 пункта 47].
6.5. После передачи личного дела в архив внесение изменений в документы дела не допускается, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации и правилами архивного хранения документов.
7.1. Сотрудники дошкольного образовательного учреждения обязаны своевременно сообщать лицу, ответственному за кадровое делопроизводство, об изменении персональных данных, необходимых для исполнения трудового законодательства и ведения кадрового учета.
7.2. Работодатель обеспечивает:
7.3. Ответственный за ведение личных дел сотрудников несет дисциплинарную и иную ответственность за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах, и за иные нарушения порядка ведения личных дел.
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах сотрудников дошкольного образовательного учреждения, сотрудники ДОУ имеют право [7, статья 89]:
8.2. Работодатель имеет право:
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является локальным нормативным актом, принимается на Общем собрании работников ДОУ, согласовывается с выборным профсоюзным органом (профсоюзным комитетом) и утверждается (либо вводится в действие) приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел сотрудников ДОУ принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п. 9.1 настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
Согласовано с Профсоюзным комитетом
Протокол от ___.____. 202___ г. № _____
| № п/ п | Дата оформле- ния личного дела | Фамилия, имя, отчество сотрудника | Табель- ный номер | Должность (профессия, специальность) сотрудника | Структур-ное подразде-ление | Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу | Дата и номер приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с сотрудником (увольнении) | Примеча- ние |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Фонд № _________________
Опись № _________________
Дело № _________________
Индекс дела _________________
________________________ _________________________ _______________________
________________________ _________________________ _______________________
________________________ _________________________ _______________________
Дата начала ______________
Дата окончания ______________
На ____ листах
Хранить ____ лет
Фонд № _________________
Опись № _________________
Дело № _________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Название документа | Номер листов дела | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
Итого: _______________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________
(цифрами и прописью)
Ответственный за
кадровый учет: ______________________ ______________________
(подпись)
«____»____________.202__ года
Ф.И.О. ________________________ _________________________ ___________________
Должность ________________________ _________________________ _______________
Личное дело № ________________________ _________________________ ___________
| Дата ознакомления сотрудника с личным делом | Подпись сотрудника | Отметки, примечания, замечания |
|---|---|---|
Ф.И.О. ________________________ _________________________ ___________________
Должность ________________________ _________________________ _______________
Личное дело № ________________________ _______________________ _____________
| Дата проверки | Ф.И.О. членов комиссии | Подписи членов комиссии | Результат проверки |
|---|---|---|---|
1. Фамилия ________________________ _________________________
Имя ______________________ Отчество _________________________
2. Пол ________________________ _________________________
3. Год, число и месяц рождения ________________________
4. Место рождения __________________________
(село, деревня, город, район, область)
5. Гражданство ________________________ _________________________
6. Образование ________________________ _________________________
| Название учебного заведения и его местонахождение | Факультет или отделение | Год поступления | Год окончания или ухода | Если не окончил, то с какого курса ушел | Какую специальность получил в результате окончания учебного заведения, указать № диплома или удостоверения |
|---|---|---|---|---|---|
7. Какими иностранными языками владеете
________________________ _________________________
(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Ученая степень, ученое звание ___________________ _____________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству)
| Месяц и год | Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства) | Местонахождение учреждения, организации, предприятия | |
|---|---|---|---|
| поступления | ухода | ||
11. Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)
| Месяц и год | В какой стране | Цель пребывания за границей | |
|---|---|---|---|
| с какого времени | по какое время | ||
12. Участие в выборных органах
| Место выборного органа | Название выборного органа | В качестве кого выбран | Год | |
|---|---|---|---|---|
| избрания | выбытия | |||
13. Какие имеете правительственные награды ________________________
Когда и кем награжден ______________________ _____________________
14. Отношение к воинским обязанностям и воинское звание _____________________
Состав _________________________Род войск _____________________
(командный, политический, административный, технический и т. д.)
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка ________________________
________________________ _________________________ _______________________
(члены семьи, с указанием возраста)
16. Домашний адрес ________________________ _________________________
17. Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров.
«____»_____________.202___года _______________________
| Фамилия | |
| Имя | |
| Отчество | |
| Дата рождения |
| 1. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине) | |
| 2. Образование, ученая степень (когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов). Специальность и квалификация по диплому | |
| 3. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясняться, владеете свободно) |
4. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая военную службу и работу по совместительству)
| Месяц и год | Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства) | Местонахождение учреждения, организации, предприятия | |
|---|---|---|---|
| поступления | ухода | ||
5. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры)
| Степень родства | Фамилия, имя, отчество | Год рождения | Место работы, должность | Адрес места жительства |
|---|---|---|---|---|
6. Домашний адрес и номер телефона ______________________ _______________________
________________________ _________________________ _______________________
7. Паспорт или документ, его заменяющий ________________________
________________________ _________________________ _______________________
(номер, серия, кем и когда выдан)
8. Дополнительные сведения, которые Вы желаете сообщить о себе ___________________
________________________ _________________________ _______________________
10. На какой уровень зарплаты Вы рассчитываете?
________________________ _________________________ _______________________
«____»_____________.202___года ______________________
________________________ _________________________ _______________________
(должность ответственного за кадровый учет) (подпись) (расшифровка подписи)
В деле прошито и пронумеровано _________________________ листов
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______, в том числе:
литерные номера ___________________ листов
пропущенные номера ___________________ листов
+ листов внутренней описи ___________________листов
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
|---|---|
Ответственный за
кадровый учет _________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____»_____________.202___года
Перейти к разделу:
Положения для ДОУ
© 2014-2026, Охрана труда в школе и ДОУ
support@ohrana-tryda.com
