1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел сотрудников ДОУ разработано в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями 29 декабря 2025 года [1], Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных данных» с изменениями от 24 июня 2025 года [2], Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» с изменениями от 31 декабря 2025 года [3], Трудовым Кодексом Российской Федерации [4], Коллективным договором, Уставом дошкольного образовательного учреждения.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел работников детского сада, определяет порядок формирования, учета и хранения, выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права работников и заведующего дошкольным образовательным учреждением.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по дошкольному образовательному учреждению и является обязательным для всех сотрудников детского сада.
1.4. Ведение личных дел работников детского сада возлагается на специалиста по кадрам дошкольного образовательного учреждения [3, часть 2 пункта 10].
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о работнике ДОУ и его трудовой деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением [3, часть 1 пункта 10].
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат [3, пункт 11].
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы сотрудника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного сотрудника дошкольного образовательного учреждения не допускается.
2.1. Формирование личного дела сотрудников дошкольного образовательного учреждения производится непосредственно после приема в ДОУ или перевода сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела сотрудников дошкольного образовательного учреждения вкладываются следующие документы:
Для педагогических работников:
Для обслуживающего персонала:
Работодатель оформляет:
Работодатель знакомит [4, статья 68]:
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела сотрудников дошкольного образовательного учреждения и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении сотрудника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.
3.1. Личное дело сотрудников дошкольного образовательного учреждения ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в ДОУ.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела сотрудников дошкольного образовательного учреждения предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в дошкольном образовательном учреждении ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до заведующего дошкольным образовательным учреждением.
4.1. Хранение и учет личных дел сотрудников дошкольного образовательного учреждения организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе (запираемом шкафу) дошкольного образовательного учреждения, располагая их на полке в вертикальном положении, корешками наружу.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам сотрудников дошкольного образовательного учреждения имеют только секретарь, специалист по кадрам, заведующий ДОУ либо его заместители при исполнении обязанностей заведующего.
4.5. Систематизация личных дел сотрудников дошкольного образовательного учреждения производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела руководителей и работников дошкольного образовательного учреждения, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет (статья 534 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства просвещения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения).
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения заведующего дошкольным образовательным учреждением по заявлению сотрудника этого ДОУ.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами сотрудников дошкольного образовательного учреждения производится в приемной заведующего. В конце рабочего дня секретарь или специалист по кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения заведующего дошкольным образовательным учреждением с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия, с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам дошкольного образовательного учреждения. Эта процедура включает:
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.) [Приложение 20 к Приказу от 24 декабря 2020 года № 199]. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем или специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем или специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.
7.1. Сотрудники дошкольного образовательного учреждения обязаны своевременно представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах сотрудников дошкольного образовательного учреждения, сотрудники ДОУ имеют право [4, статья 89]:
8.2. Работодатель имеет право:
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел сотрудников является локальным нормативным актом ДОУ, принимается на Педагогическом совете и утверждается (либо вводится в действие) приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников ДОУ принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п. 9.1 настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
| № п/ п | Дата оформле- ния личного дела | Фамилия, имя, отчество сотрудника | Табель- ный номер | Должность (профессия, специальность) сотрудника | Структур-ное подразде-ление | Дата и номер приказа (распоряжения) о приеме сотрудника на работу | Дата и номер приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с сотрудником (увольнении) | Примеча- ние |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
Фонд № _________________
Опись № _________________
Дело № _________________
Индекс дела _________________
________________________ _________________________ _______________________
________________________ _________________________ _______________________
________________________ _________________________ _______________________
Дата начала ______________
Дата окончания ______________
На ____ листах
Хранить ____ лет
Фонд № _________________
Опись № _________________
Дело № _________________
| № п/п | Индекс документа | Дата документа | Название документа | Номер листов дела | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|
Итого: _______________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________
(цифрами и прописью)
Ответственный за
кадровый учет: ______________________ ______________________
(подпись)
«____»____________.202__ года
Ф.И.О. ________________________ _________________________ ___________________
Должность ________________________ _________________________ _______________
Личное дело № ________________________ _________________________ ___________
| Дата ознакомления сотрудника с личным делом | Подпись сотрудника | Отметки, примечания, замечания |
|---|---|---|
Ф.И.О. ________________________ _________________________ ___________________
Должность ________________________ _________________________ _______________
Личное дело № ________________________ _______________________ _____________
| Дата проверки | Ф.И.О. членов комиссии | Подписи членов комиссии | Результат проверки |
|---|---|---|---|
1. Фамилия ________________________ _________________________
Имя ______________________ Отчество _________________________
2. Пол ________________________ _________________________
3. Год, число и месяц рождения ________________________
4. Место рождения __________________________
(село, деревня, город, район, область)
5. Гражданство ________________________ _________________________
6. Образование ________________________ _________________________
| Название учебного заведения и его местонахождение | Факультет или отделение | Год поступления | Год окончания или ухода | Если не окончил, то с какого курса ушел | Какую специальность получил в результате окончания учебного заведения, указать № диплома или удостоверения |
|---|---|---|---|---|---|
7. Какими иностранными языками владеете
________________________ _________________________
(читаете и переводите со словарем, читаете и можете объясняться, владеете свободно)
8. Ученая степень, ученое звание ___________________ _____________________
9. Какие имеете научные труды и изобретения ________________________
10. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая учебу в высших и средних специальных учебных заведениях, военную службу и работу по совместительству)
| Месяц и год | Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства) | Местонахождение учреждения, организации, предприятия | |
|---|---|---|---|
| поступления | ухода | ||
11. Пребывание за границей (работа, служебная командировка, поездка с делегацией)
| Месяц и год | В какой стране | Цель пребывания за границей | |
|---|---|---|---|
| с какого времени | по какое время | ||
12. Участие в выборных органах
| Место выборного органа | Название выборного органа | В качестве кого выбран | Год | |
|---|---|---|---|---|
| избрания | выбытия | |||
13. Какие имеете правительственные награды ________________________
Когда и кем награжден ______________________ _____________________
14. Отношение к воинским обязанностям и воинское звание _____________________
Состав _________________________Род войск _____________________
(командный, политический, административный, технический и т. д.)
15. Семейное положение в момент заполнения личного листка ________________________
________________________ _________________________ _______________________
(члены семьи, с указанием возраста)
16. Домашний адрес ________________________ _________________________
17. Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров.
«____»_____________.202___года _______________________
| Фамилия | |
| Имя | |
| Отчество | |
| Дата рождения |
| 1. Гражданство (если изменяли, то укажите, когда и по какой причине) | |
| 2. Образование, ученая степень (когда и какие учебные заведения окончили, номера дипломов). Специальность и квалификация по диплому | |
| 3. Какими иностранными языками и языками народов Российской Федерации владеете и в какой степени (читаете и можете объясняться, владеете свободно) |
4. Выполняемая работа с начала трудовой деятельности (включая военную службу и работу по совместительству)
| Месяц и год | Должность с указанием учреждения, организации, предприятия, а также министерства (ведомства) | Местонахождение учреждения, организации, предприятия | |
|---|---|---|---|
| поступления | ухода | ||
5. Ваши близкие родственники (жена, муж, отец, мать, братья, сестры)
| Степень родства | Фамилия, имя, отчество | Год рождения | Место работы, должность | Адрес места жительства |
|---|---|---|---|---|
6. Домашний адрес и номер телефона ______________________ _______________________
________________________ _________________________ _______________________
7. Паспорт или документ, его заменяющий ________________________
________________________ _________________________ _______________________
(номер, серия, кем и когда выдан)
8. Дополнительные сведения, которые Вы желаете сообщить о себе ___________________
________________________ _________________________ _______________________
10. На какой уровень зарплаты Вы рассчитываете?
________________________ _________________________ _______________________
«____»_____________.202___года ______________________
________________________ _________________________ _______________________
(должность ответственного за кадровый учет) (подпись) (расшифровка подписи)
В деле прошито и пронумеровано _________________________ листов
(цифрами и прописью)
с № ______ по № ______, в том числе:
литерные номера ___________________ листов
пропущенные номера ___________________ листов
+ листов внутренней описи ___________________листов
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
|---|---|
Ответственный за
кадровый учет _________________ ______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
«____»_____________.202___года
Перейти к разделу:
Положения для ДОУ
© 2014-2026, Охрана труда в школе и ДОУ
support@ohrana-tryda.com
