Положение о ведении личных дел сотрудников школы

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел сотрудников школы разработано в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 29 декабря 2025 года [1], Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152 «О персональных данных» с изменениями от 24 июня 2025 года [2], Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» с изменениями от 31 декабря 2025 года [3], Трудовым Кодексом Российской Федерации [4], Коллективным договором, Уставом общеобразовательной организации.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел работников школы, определяет порядок формирования, учета и хранения, выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права работников и директора общеобразовательной организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех сотрудников школы.
1.4. Ведение личных дел сотрудников школы возлагается на специалиста по кадрам общеобразовательной организации [3, часть 2 пункта 10].
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее полные сведения о работнике общеобразовательной организации и его трудовой деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением [3, часть 1 пункта 10].
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат [3, пункт 11].
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы сотрудника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного сотрудника общеобразовательной организации не допускается.

скачать: Положения для Школы
138 положений поштучно и пакетом. Обновление: 27 января 2026 года

2. Порядок формирования личных дел сотрудников

2.1. Формирование личного дела сотрудников общеобразовательной организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную организацию или перевода сотрудников из другой образовательной организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела сотрудников общеобразовательной организации вкладываются следующие документы:
Для педагогических работников:

• заявление о приеме на работу;
• согласие на хранение и обработку персональных данных педагога;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
• копии аттестационных листов (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку (при наличии);
• медицинскую книжку.

Для учебно-вспомогательного и обслуживающего персонала:

• заявление о приеме на работу;
• согласие на хранение и обработку персональных данных работника;
• справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования, выданного соответствующим органом правопорядка;
• автобиография;
• копия паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• копия страхового свидетельства пенсионного страхования;
• копия идентификационного номера налогоплательщика;
• копия документа воинского учета (для военнообязанных);
• копия свидетельства о заключении брака (при наличии);
• копия свидетельства о рождении детей (при наличии);
• копии документов об образовании;
• копии документов о квалификации или наличие специальных знаний (при наличии);
• копии документов о награждении (при наличии);
• характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
• приказ о приеме на работу;
• приказ о переводе на иную должность (при наличии);
• должностная инструкция (должностные инструкции с момента назначения на все должности);
• трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к трудовому договору);
• трудовую книжку (при наличии);
• медицинскую книжку.

Работодатель оформляет:

• трудовой договор в двух экземплярах;
• приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
• личную карточку № Т-2;
• должностную инструкцию в двух экземплярах.

Работодатель знакомит [4, статья 68]:

• с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами);
• с должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по противопожарной безопасности.

2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:

• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение № 1);
• проставление на обложке личного дела (приложение № 2) следующих реквизитов: индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации; полное наименование общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника в именительном падеже; даты – год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;
• помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хронологическом порядке:
• внутренняя опись документов дела (приложение № 3);
• личный листок по учету кадров (приложения № 6);
• заявление о приеме на работу;
• приказ о приеме на работу;
• трудовой договор;
• договор о полной материальной ответственности (если работник – материально ответственное лицо);
• характеристики и рекомендательные письма;
• согласие на обработку персональных данных.

2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку. При увольнении сотрудника прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также кем изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов дела.

3. Порядок ведения личных дел сотрудников общеобразовательной организации

3.1. Личное дело сотрудников общеобразовательной организации ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в общеобразовательной организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела сотрудников общеобразовательной организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:

• дополнение к личному листку по учету кадров;
• дополнительные соглашения к трудовому договору;
• копии приказов по личному составу, которые касаются сотрудников общеобразовательной организации;
• отзывы должностных лиц о сотруднике общеобразовательной организации;
• копии документов о повышении квалификации;
• копии сертификатов, грамот;
• лист–заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
• иные документы.

3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в общеобразовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния.
3.4. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности включенных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и наличия личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до директора общеобразовательной организации.

4. Порядок учёта и хранения личных дел сотрудников общеобразовательной организации

4.1. Хранение и учет личных дел сотрудников общеобразовательной организации организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в сейфе (запираемом шкафу) общеобразовательной организации, располагая их на полке в вертикальном положении, корешками наружу.
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам сотрудников общеобразовательной организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор общеобразовательной организации либо его заместители при исполнении обязанностей директора.
4.5. Систематизация личных дел сотрудников общеобразовательной организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела руководителей и работников общеобразовательной организации, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года – 50 лет (статья 534 Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства просвещения РФ и подведомственных ему организаций, с указанием сроков их хранения).

5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование

5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование производится с разрешения директора общеобразовательной организации по заявлению сотрудника этой организации.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами сотрудников общеобразовательной организации производится в приемной директора. В конце рабочего дня секретарь или специалист по кадрам обязана убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или розыску.
5.3. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале.
5.4. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения директора общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия, с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во временное пользование.

6. Оформление личных дел перед сдачей в архив

6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по кадрам общеобразовательной организации. Эта процедура включает:

• подшивку (переплет) дела (Одна папка не может содержать более 250 листов при ширине корешка не более 4 см. Если документов больше, то оформляют несколько томов (частей));
• уточнение нумерации листов дела (Все листы, кроме листа с заверительной надписью и чистых листов, нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу листа);
• составление листа-заверителя (приложение № 8);
• составление (уточнение) внутренней описи (Количество листов во внутренней описи указывают в листе-заверителе);
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела (На обложке указывают полное и сокращённое наименование общеобразовательной организации, наименование структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре дел, номер тома (части), заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела).

6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.) [Приложение 20 к Приказу от 24 декабря 2020 года № 199]. В процессе использования архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника общеобразовательной организации;
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы.

6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем или специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем или специалистом по кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о наличии личных дел.

7. Ответственность

7.1. Сотрудники общеобразовательной организации обязаны своевременно представлять секретарю или специалисту по кадрам сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает:

• сохранность личных дел сотрудников общеобразовательной организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах сотрудников.

8. Права работодателя и работника

8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах сотрудников общеобразовательной организации, сотрудники общеобразовательной организации имеют право [4, статья 89]:

• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные данные;
• требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных;
• требовать об извещении всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудников общеобразовательной организации, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

8.2. Работодатель имеет право:

• обрабатывать персональные данные сотрудников общеобразовательной организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от сотрудников общеобразовательной организации всю необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.

9. Заключительные положения

9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел сотрудников является локальным нормативным актом школы, принимается на Педагогическом совете и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора общеобразовательной организации.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников общеобразовательной организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п. 9.1 настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

скачать: Положения для Школы
138 положений поштучно и пакетом. Обновление: 27 января 2026 года

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
65 инструкций поштучно и пакетом, обновление - 28 января 2026 года

Перейти к разделу:
Положения для школы

Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях:

—