Должностная инструкция специалиста по кадрам школы (профстандарт)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция специалиста по кадрам в школе разработана в соответствии с Профессиональным стандартом 07.003 «Специалист по управлению персоналом», утвержденным Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №109н от 9 марта 2022 года; с учетом Федерального Закона «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.2012г №273-ФЗ с изменениями от 29 декабря 2025 года; Приказа Минпросвещения России от 04.04.2025 № 268 «Об утверждении Особенностей режима рабочего времени и времени отдыха педагогических и иных работников…», действующего с 1 сентября 2025 года; СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи» с изменениями от 24 декабря 2025 года, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей специалиста по кадрам в школе, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе образовательной организации.
1.3. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом директора общеобразовательной организации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности специалиста по кадрам его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника общеобразовательной организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность специалиста по кадрам принимается лицо:

• имеющее среднее профессиональное образование - программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации; или высшее образование – бакалавриат; или высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом;
• наличие стажа не менее трех лет в сфере управления персоналом при наличии среднего профессионального образования и дополнительного профессионального образования - программ профессиональной переподготовки в области управления персоналом или в области документационного обеспечения работы с персоналом;
• соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.

1.6. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется директору общеобразовательной организации.
1.7. В своей деятельности в школе специалист по кадрам руководствуется должностной инструкцией, составленной на основании профстандарта, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образования всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и руководителем. Также, специалист по кадрам руководствуется:

• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным Законом «Об образовании в Российской Федерации» №273-ФЗ;
• Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора школы;
• СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению кадрового делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы кадровой документации;
• трудовым законодательством;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• Конвенцией о правах ребенка;
• инструкцией по охране труда специалиста по кадрам школы

1.8. Специалист по кадрам в школе должен знать:

• порядок оформления, ведения и хранения документов по оформлению трудовых отношений, по управлению персоналом в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и корпоративными политиками;
• цели и задачи организации по построению системы оформления трудовых отношений в школе;
• тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих и квалификационные характеристики должностей служащих, профессиональные стандарты;
• специализированные информационные системы, цифровые услуги и сервисы по ведению учета и движению персонала, границы их применения;
• основные метрики и аналитические срезы в области движения и учета персонала;
• основы документооборота и документационного обеспечения организации;
• порядок оформления первичных документов для целей бухгалтерского учета в сфере оформления трудовых отношений;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• порядок оформления установленных законодательством Российской Федерации форм отчетности в государственные органы;
• требования законодательства Российской Федерации по оформлению трудовых отношений, воинскому учету, уведомлению и представлению отчетности в государственные органы специальных категорий работников: иностранных работников и лиц без гражданства, инвалидов, лиц, имеющих гарантии и льготы, установленные законодательно, и других специальных категорий;
• нормативные правовые акты, определяющие нормы трудового права Российской Федерации;
• Законодательство Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования;
• законодательство Российской Федерации о персональных данных;
• локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу, оформлению трудовых отношений;
• локальные нормативные акты организации в области оформления распорядительных и организационных, информационно-справочных документов, регулирующих трудовые отношения;
• основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части оформления, ведения и хранения документов по оформлению трудовых отношений;
• законодательство Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования;
• правила ведения деловой переписки;
• нормы этики делового общения.

1.9. Специалист по кадрам должен уметь:

• документировать трудовые отношения различных категорий работников и специальных субъектов трудового права в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, регламентами (стандартами) документооборота образовательной организации;
• выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять подлинность представленных документов;
• вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
• работать со специализированными информационными системами и цифровыми сервисами по ведению учета и движению персонала, сопровождению трудовых отношений;
• работать с информационными системами, цифровыми услугами и сервисами по ведению статистической и отчетной информации и аналитики по персоналу;
• формировать предложения по автоматизации и цифровизации процессов и документооборота по учету и движению персонала, документов по персоналу для представления в государственные органы;
• анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
• вести деловую переписку, документооборот, регламентированный законодательством Российской Федерации в области трудовых отношений, с работниками образовательной организации;
• анализировать локальные нормативные акты и документы по оформлению трудовых отношений, формировать предложения по их актуализации и улучшению;
• определять структуру и содержание, готовить проекты нормативных документов и документов по оформлению трудовых отношений;
• оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, представительные органы работников;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
• обеспечивать соблюдение требований законодательства Российской Федерации и корпоративных политик в области обработки персональных данных и конфиденциальной информации;
• вести деловую переписку;
• соблюдать нормы этики делового общения.

1.10. Специалист по кадрам школы должен знать и соблюдать должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в образовательном учреждении.
1.11. Специалист по кадрам должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации.

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
65 инструкций поштучно и пакетом, обновление - 28 января 2026 года

2. Трудовые функции

Основными трудовыми функциями специалиста по кадрам в школе являются:
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
2.1.1. Ведение документации по учету и движению персоналу общеобразовательной организации.
2.1.2. Разработка типовых форм документов по учету и движению персонала, сопровождение процедур оформления трудовых отношений.
2.1.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению персонала, представлению документов по персоналу образовательной организации в государственные органы.

3. Должностные обязанности специалиста по кадрам в школе

3.1. В рамках трудовой функции ведения документации по учету и движению персонала:

• собирает и проверяет личные документы работников школы;
• проводит консультирование работников образовательной организации по вопросам оформления трудовых отношений;
• оформляет документы, регламентирующие трудовые отношения с конкретным работником;
• разрабатывает и оформляет документацию по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
• выдает работнику документов о его трудовой деятельности;
• доводит до сведения работников организационных, распорядительных и кадровых документов школы;
• осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение кадровых документов, подготовку их к сдаче в архив;
• организует деятельность в корпоративных и внешних информационных системах и использование цифровых сервисов, выполняющих функции ведения документации по движению и учету персонала.

3.2. В рамках трудовой функции разработки типовых форм документов по учету и движению персонала, сопровождения процедур оформления трудовых отношений:

• разрабатывает проекты локальных нормативных актов организации, регулирующих трудовые отношения;
• разрабатывает проекты документов по оформлению трудовых отношений с конкретным работником;
• подготавливает предложения по оптимизации форм документов и цифровизации документооборота организации в области оформления трудовых отношений;
• подготавливает проекты документов по процедурам управления персоналом, учета и движения персонала;
• осуществляет подготовку по запросу государственных органов, представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов и предоставление в электронном виде сведений, регламентирующих трудовые отношения и имеющих отношение к регламентации трудовых отношений;
• осуществляет подготовку запросов в государственные органы и сторонние организации для подтверждения сведений в интересах работников и работодателя;
• подготавливает уведомления, отчетную, статистическую и аналитическую информацию по оформлению трудовых отношений в образовательной организации персонала.

3.3. В рамках трудовой функции администрирования процессов и документооборота по учету и движению персонала, представлению документов по персоналу в государственные органы:

• организовывает документооборот по учету и движению персонала;
• организовывает документооборот по представлению документов по работникам в государственные органы;
• подготавливает по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналы, выписки, копии документов;
• подготавливает уведомления, отчетную и статистическую информацию по кадрам;
• осуществляет подготовку информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.4. Выполняет работу по комплектованию общеобразовательной организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
3.5. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров в образовательной организации.
3.6. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры работников школы, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
3.7. Участвует в подготовке предложений по аттестации, обучению и повышению квалификации работников общеобразовательной организации.
3.8. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных комиссий, оформлении их решений.
3.9. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение сотрудниками школы правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
3.10. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале образовательной организации.
3.11. Составляет установленную отчетность.
3.12. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.
3.13. Обеспечивает защиту прав и свобод учащихся, родителей (законных представителей), работников школы при обработке персональных данных.
3.14. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.15. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом образовательного учреждения, обучающимися и родителями (законными представителями), посетителями.
3.16. Строго соблюдает права и свободы детей, содержащиеся в Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» и Конвенции ООН о правах ребенка, является примером для школьников.
3.17. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.18. Специалист по кадрам соблюдает свою должностную инструкцию по профстандарту, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка школы, Коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы директора образовательной организации.
3.19. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.20. Специалисту по кадрам запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории общеобразовательной организации.
3.21. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.22. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в общеобразовательной организации.
3.23. Периодически проходит бесплатные медицинские обследования, повышает свою профессиональную компетенцию.
3.24. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

скачать: Положения для Школы
138 положений поштучно и пакетом. Обновление: 27 января 2026 года

4. Права

Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению директора от работников общеобразовательной организации информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от администрации школы создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности специалиста по кадрам.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей специалиста по кадрам, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений директора, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять директору на рассмотрение предложения по улучшению деятельности образовательной организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции специалиста по кадрам.
4.8. Участвовать в работе органов самоуправления общеобразовательной организации, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых специалистом по кадрам должностных обязанностей.
4.9. На перерыв для отдыха и питания в течение рабочего дня продолжительностью, установленной Правилами внутреннего трудового распорядка, но не более 2 часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается.
4.10. На моральное и материальное поощрение, награждения по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.11. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.12. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением специалистом по кадрам норм профессиональной этики.
4.13. Специалист по кадрам в школе имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка общеобразовательной организации.

5. Ответственность

5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке специалист по кадрам несет ответственность:

• за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
• за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей);
• за достоверность предоставляемой информации директору, ее своевременную подготовку;
• за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от директора школы несчастного случая;
• за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
• за нарушение порядка действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в общеобразовательной организации.

5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкцией специалиста по кадрам в школе, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, законных распоряжений директора и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.
5.3. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм специалист по кадрам привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Специалист по кадрам выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором общеобразовательной организации.
6.2. Специалист по кадрам в общеобразовательной организации самостоятельно планирует свою деятельность. План работы кадрового специалиста согласовывается непосредственно с директором.
6.3. Получает от директора школы информацию нормативно-правового характера.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией, педагогическим, учебно-вспомогательным и обслуживающим персоналом, информирует их о решениях директора по кадровым вопросам.
6.5. Сообщает директору и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.
6.6. Информирует директора образовательной организации о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.7. О факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений, специалист по кадрам информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо).
6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной части о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.
6.9. Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у директора школы, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления специалиста по кадрам школы с настоящей должностной инструкцией по профстандарту подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у директора образовательной организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки.
«___»___________202__г. _____________ /_______________________/

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
65 инструкций поштучно и пакетом, обновление - 28 января 2026 года

скачать: Должностные инструкции для Школы (ЕКС)
71 инструкция с учетом законов на 28 января 2026 года

Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции по Профстандартам