Должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту

СОГЛАСОВАНО
Председатель профкома
___________ /___________________/
протокол № ____ от «__»___ 2022 г.
УТВЕРЖДЕНО
Руководитель
Наименование организации
_________ Н.В. Андрейчук
Приказ №__ от "_"._.2022 г.

Должностная инструкция специалиста по кадрам

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция специалиста по кадрам разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.003 «Специалист по управлению персоналом», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №691н от 6 октября 2015 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом, трудовым договором и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей специалиста по кадрам, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации (предприятия).
1.3. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом руководителя в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности специалиста по кадрам его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника отдела кадров. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность специалиста по кадрам принимается лицо:

  • имеющее среднее профессиональное образование - программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации;
  • без предъявления требований к опыту работы.

1.6. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно руководителю.
1.7. В своей деятельности специалист отдела кадров руководствуется должностной инструкцией, составленной на основании профстандарта, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и иных органов всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и руководителем. Также, специалист по кадрам руководствуется:
административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;

  • Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя;
  • постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению кадрового делопроизводства;
  • стандартами унифицированной системы кадровой документации;
  • трудовым законодательством Российской Федерации;
  • правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
  • правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

  • порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
  • порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
  • основы документооборота и документационного обеспечения;
  • технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
  • порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
  • структуру организации (предприятия);
  • трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
  • основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
  • законодательство Российской Федерации о персональных данных;
  • локальные нормативные акты, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
  • нормы этики и делового общения;
  • базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
  • нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
  • локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок ведения документации по учету и движению персонала.

1.9. Специалист по кадрам должен уметь:

  • разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;
  • оформлять документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • организовывать хранение документов в соответствии с требованиями архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
  • выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
  • разрабатывать проекты кадровых документов;
  • оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • вести учет и регистрацию кадровых документов в информационных системах и на материальных носителях;
  • анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
  • работать со специализированными информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
  • разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
  • контролировать присутствие работников в организации;
  • оформлять учетные документы, предоставляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;
  • организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению учета и движению персонала;
  • работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;
  • анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;
  • вести деловую переписку;
  • соблюдать нормы этики делового общения.

1.10. Специалист по кадрам должен знать и соблюдать должностную инструкцию, разработанную по профстандарту, установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.11. Специалист по кадрам должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации.

2. Трудовые функции

Основными трудовыми функциями специалиста по кадрам являются:
2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:
2.1.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.1.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.1.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

3. Должностные обязанности специалиста по кадрам

3.1. В рамках трудовой функции ведения организационной и распорядительной документации по персоналу:

  • обрабатывает и анализирует поступающую документацию по персоналу;
  • разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);
  • осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

3.2. В рамках трудовой функции ведения документации по учету и движению кадров:

  • осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления коллективом, учету и движению персонала;
  • организует системы движения документов по персоналу;
  • собирает и проверяет личные документы работников;
  • осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;
  • выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;
  • доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;
  • ведет учет рабочего времени работников;
  • осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

3.3. В рамках трудовой функции администрирования процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы:

  • организовывает документооборот по учету и движению кадров;
  • организовывает документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы;
  • осуществляет постановку на учет организации в государственных органах;
  • подготавливает по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналы, выписки, копии документов;
  • подготавливает уведомления, отчетную и статистическую информацию по персоналу;
  • осуществляет подготовку информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3.4. Выполняет работу по комплектованию организации (предприятия) кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.
3.5. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.
3.6. Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.
3.7. Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.
3.8. Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.
3.9. Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
3.10. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале.
3.11. Составляет установленную отчетность.
3.12. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.
3.13. Обеспечивает защиту прав и свобод работников при обработке персональных данных.
3.14. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.15. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом, посетителями.
3.16. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.17. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.18. Специалист по кадрам соблюдает Устав и Правила внутреннего трудового распорядка учреждения, должностную инструкцию специалиста по кадрам по профстандарту, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.
3.19. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.20. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.
3.21. Специалисту по кадрам запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории организации.
3.22. Повышает свою профессиональную компетенцию.
3.23. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

4. Права

Специалист по кадрам имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от администрации создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности специалиста по кадрам.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей специалиста по кадрам, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции специалиста по кадрам.
4.8. На моральное и материальное поощрение по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.10. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением специалистом по кадрам норм профессиональной этики.

5. Ответственность

5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке специалист по кадрам несет ответственность:

  • за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
  • за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных работников;
  • за достоверность предоставляемой информации руководителю, ее своевременную подготовку;
  • за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от руководителя несчастного случая;
  • за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности.

5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкции специалиста по кадрам, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм специалист по кадрам привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Специалист по кадрам выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному руководителем организации.
6.2. Специалист по кадрам самостоятельно планирует свою деятельность. План работы специалиста отдела кадров согласовывается непосредственно с руководителем.
6.3. Получает от руководителя информацию нормативно-правового характера.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и работниками, информирует их о решениях руководтеля по кадровым вопросам.
6.5. Информирует руководителя о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.6. Информирует руководителя о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.
6.7. Во время отсутствия специалиста по кадрам его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом руководителя. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления специалиста по кадрам с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, разработанной по профстандарту, хранящемся у руководителя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»________202__г. _____________ /_______________________/

Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции работников школы (Профстандарт)

Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях: