Работодатель самостоятельно разрабатывает документ, регулирующий осуществление трехступенчатого контроля охраны труда в организации. Порядок проверки состояния охраны труда на всех трех ступенях фиксируется в Журнале трехступенчатого контроля по охране труда. Несмотря на то, что ведение Журнала трехступенчатого контроля обязательно в школе, ДОУ и любом ином учреждении, его форма не утверждена и разрабатывается организациями самостоятельно. В бланке журнала рекомендуется заполнять необходимые для контроля соблюдения требований охраны труда сведения о трехступенчатой проверке.

В Журнал трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда как в школе, ДОУ или в иной организации и учреждении должны быть внесены дата проведения проверки и номер ступени, которая проводила проверку. Все недочеты, выявленные в ходе проверки, как и их отсутствие, вносятся в журнал 3-х ступенчатого контроля. В документе ведется запись мероприятий, которые необходимо провести, и назначается ответственное за их проведение лицо. Лицо, проводившее проверку, ставит подпись к соответствующей записи в журнале трехступенчатой проверки и делает отметки о выполнении.

На лицевой стороне представленного образца журнала трехступенчатого контроля за состоянием охраны труда указывается уставное наименование организации и дата начала ведения журнала. Количество прошитых и пронумерованных страниц Журнала заверяется печатью организации и подписью ответственного лица на последней странице журнала. Все ступени проверки можно фиксировать в один журнал или же завести отдельную книгу для каждой ступени. В отдельных случаях контроль третьей ступени не отражается в журнале. По данному мероприятию составляют акт проверки и приказ по ее результатам.

Предложенная выше форма Журнала трехступенчатого контроля является образцом составления журнала по контролю охраны труда на трех уровнях, а также подходит для применения в разных организациях, учреждениях, школах и детских садах, офисах и на предприятиях. В журнале не должно быть помарок и исправлений, запись ведется только ручкой. Данные, внесенные в Журнал трехступенчатого контроля, должны совпадать с данными в акте расследования несчастного случая на производстве. Порядок ведения Журнала трехступенчатого контроля регламентируется специальным положением, изданным в организации и уточняющим порядок проведения проверок условий труда на рабочих местах.