1.1. Настоящее Положение об архиве ДОУ разработано в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 13 декабря 2024 года, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года № 77, Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 42 с изменениями от 10 ноября 2023 года, Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года № 43 с изменениями от 10 ноября 2023 года, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236, Инструкцией по применению указанного Перечня, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 237, Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных» с изменениями от 26 июля 2026 года, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, а также Уставом дошкольного образовательного учреждения.
1.2. Данное Положение определяет состав документов архива ДОУ и условия их хранения, устанавливает задачи, назначение и функции архива детского сада, регламентирует деятельность лиц, ответственных за ведение архива в дошкольном образовательном учреждении.
1.3. В своей деятельности архив детского сада руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 13 декабря 2024 года, нормативными правовыми актами Российской Федерации, субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными нормативными актами дошкольного образовательного учреждения.
1.4. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Право собственности на архивные документы определяется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Документы Архивного фонда Российской Федерации и иные архивные документы до их передачи на постоянное хранение хранятся дошкольным образовательным учреждением с обеспечением их сохранности в течение установленных сроков хранения.
1.5. Для организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов дошкольное образовательное учреждение обеспечивает функционирование архива в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
1.6. Архив может создаваться как структурное подразделение дошкольного образовательного учреждения или как подразделение в составе иного структурного подразделения. Допускается возложение приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и обеспечению деятельности архива на конкретного работника – лицо, ответственное за архив.
1.7. Дошкольное образовательное учреждение обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.
1.8. Дошкольное образовательное учреждение обеспечивает сохранность, учет, экспертизу ценности, упорядочение и использование архивных документов в течение установленных сроков их хранения. Если дошкольное образовательное учреждение является источником комплектования государственного или муниципального архива, документы Архивного фонда Российской Федерации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
1.9. Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, осуществляются за счет средств дошкольного образовательного учреждения в случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации. Для негосударственной организации применяются предусмотренные законодательством особенности возмещения расходов на передачу архивных документов, относящихся к государственной или муниципальной собственности.
1.10. За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица ДОУ несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.
1.11. Архив детского сада работает согласно плану, утверждаемому заведующим дошкольным образовательным учреждением, и отчитывается перед ним в своей работе.
1.12. Контроль деятельности архива осуществляет заведующий ДОУ, а в его отсутствие – лицо, исполняющее обязанности заведующего.
2.1. Архив ДОУ комплектуется:
2.2. Сроки хранения документов определяются федеральными законами, перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также номенклатурой дел дошкольного образовательного учреждения. Номенклатурой дел не допускается устанавливать сроки хранения меньше сроков, установленных нормативными правовыми актами Российской Федерации.
2.3. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения по общему правилу хранятся в структурных подразделениях дошкольного образовательного учреждения и после истечения установленных сроков хранения и проведения экспертизы ценности уничтожаются в установленном порядке. По решению заведующего ДОУ такие документы могут передаваться в архив, если в структурных подразделениях отсутствуют условия, обеспечивающие их сохранность.
2.4. Организация хранения электронных архивных документов осуществляется в соответствии с требованиями Правил, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77. Электронные архивные документы хранятся в системе хранения электронных документов и (или) на физически обособленных носителях с обеспечением их сохранности, юридической значимости, разграничения прав доступа, защиты информации, резервного копирования и возможности восстановления.
3.1. Основными задачами архива являются:
3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности дошкольного образовательного учреждения.
3.1.3. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата.
3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве ДОУ.
3.1.5. Если дошкольное образовательное учреждение является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в делопроизводстве детского сада и своевременной передачей их в архив дошкольного образовательного учреждения.
В соответствии с возложенными задачами архив осуществляет следующие функции:
4.1. Организует прием документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по кадрам и воспитанникам, образовавшихся в деятельности ДОУ, в соответствии с утвержденным графиком.
4.2. Обеспечивает сохранность и ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве дошкольного образовательного учреждения.
4.3. Представляет в государственный (муниципальный) архив сведения об объеме и составе хранящихся документов Архивного фонда Российской Федерации и иные предусмотренные законодательством сведения в случаях, если такая обязанность установлена законодательством Российской Федерации, в том числе в связи с включением дошкольного образовательного учреждения в число источников комплектования соответствующего архива.
4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив ДОУ, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности дошкольного образовательного учреждения.
4.5. Если дошкольное образовательное учреждение является источником комплектования государственного (муниципального) архива, архив организует подготовку документов к рассмотрению экспертной комиссией, экспертно-проверочной комиссией и передаче документов на постоянное хранение в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.
4.6. Архив осуществляет подготовку и представляет:
Если дошкольное образовательное учреждение не является источником комплектования государственного (муниципального) архива и иное не установлено законодательством Российской Федерации, соответствующие документы утверждаются заведующим или уполномоченным им лицом после их согласования экспертной комиссией ДОУ.
4.7. Если дошкольное образовательное учреждение является источником комплектования государственного (муниципального) архива, архив организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации. В иных случаях передача архивных документов осуществляется при наличии оснований и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.8. Архив совместно с экспертной комиссией дошкольного образовательного учреждения участвует в организации и проведении экспертизы ценности документов, образующихся в деятельности ДОУ, в целях установления сроков их хранения, отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, отбора документов для архивного хранения, а также выявления документов, сроки хранения которых истекли и которые не подлежат дальнейшему хранению.
4.9. Участвует в работе экспертной комиссии дошкольного образовательного учреждения.
4.10. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве ДОУ.
4.11. Организует информирование администрации и работников ДОУ о составе и содержании документов архива дошкольного образовательного учреждения.
4.12. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.13. Выдает работникам дошкольного образовательного учреждения во временное пользование архивные документы для выполнения ими трудовых обязанностей на основании письменного разрешения заведующего или уполномоченного им лица и служебной записки, заявки либо иного установленного в ДОУ документа. Срок выдачи работнику не должен превышать одного месяца, если иное не установлено законодательством. Факт выдачи и возврата архивных документов подлежит обязательному учету. Перед выдачей и после возврата проверяются наличие и состояние документов.
4.14. Исполняет запросы организаций и граждан по архивным документам в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. При наличии соответствующих архивных документов дошкольное образовательное учреждение бесплатно предоставляет оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций. Ответы на запросы оформляются в предусмотренных законодательством формах, в том числе в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии или информационного письма.
4.15. Ведет учет использования документов архива дошкольного образовательного учреждения.
4.16. Создает фонд пользования архива детского сада и организует его использование.
4.17. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива ДОУ. Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам.
4.18. Участвует в разработке документов дошкольного образовательного учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства.
4.19. Оказывает методическую помощь:
4.20. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.
4.21. Документы, сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены только после проведения экспертизы ценности, завершения предусмотренного законодательством порядка рассмотрения и утверждения соответствующих описей дел и утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы, содержащие персональные данные, сведения с пометкой «Для служебного пользования» и иную информацию ограниченного доступа, уничтожаются непосредственно в дошкольном образовательном учреждении путем механического измельчения (шредирования) либо иным способом, исключающим возможность восстановления содержащейся в документах информации. Бумажные отходы после уничтожения передаются организации, осуществляющей переработку вторичного сырья. Документ, подтверждающий факт утилизации, прилагается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Для выполнения возложенных задач и функций лицо, ответственное за архив, имеет право:
5.1. Представлять заведующему дошкольным образовательным учреждением предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве ДОУ.
5.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях дошкольного образовательного учреждения.
5.3. Запрашивать от структурных подразделений и работников ДОУ сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5.4. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию архива дошкольного образовательного учреждения.
5.5. Информировать структурные подразделения детского сада о необходимости передачи документов в архив в соответствии с утвержденным графиком.
5.6. Принимать участие в заседаниях экспертной комиссии дошкольного образовательного учреждения. В случае если дошкольное образовательное учреждение является источником комплектования государственного (муниципального) архива, лицо, ответственное за архив, вправе в установленном порядке участвовать в рассмотрении относящихся к деятельности ДОУ вопросов экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения.
6.1. Лицо, ответственное за архив, несет ответственность в пределах возложенных на него трудовых (должностных) обязанностей и предоставленных полномочий за организацию хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, обеспечение их сохранности, соблюдение установленных требований к работе с архивными документами и ведение предусмотренной законодательством архивной учетной документации. Конкретный объем обязанностей и ответственности определяется трудовым договором, должностной инструкцией, приказом заведующего и иными локальными нормативными актами дошкольного образовательного учреждения с учетом законодательства Российской Федерации.
6.2. Ответственные за ведение делопроизводства, подготовку и представление документов на хранение в архив, назначаются заведующим ДОУ.
6.3. Контроль деятельности архива осуществляет заведующий дошкольным образовательным учреждением.
7.1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и документов и выполнение иных мероприятий, предусмотренных Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77.
7.2. Экспертиза ценности документов:
7.2.1. Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на хранение и установление сроков хранения. Экспертизу ценности документов в дошкольном образовательном учреждении осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия.
7.2.2. Экспертная комиссия дошкольного образовательного учреждения создается приказом заведующего и является совещательным органом при руководителе ДОУ. Персональный состав экспертной комиссии определяется приказом заведующего ДОУ. В состав комиссии включаются председатель, секретарь, представители службы делопроизводства, архива и соответствующих структурных подразделений. Представитель государственного или муниципального архива, источником комплектования которого является дошкольное образовательное учреждение, может включаться в состав комиссии по согласованию. Экспертная комиссия действует на основании отдельного положения, разработанного с учетом Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Росархива от 11 апреля 2018 года № 43.
7.3. Оформление дел
7.3.1. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также дела по личному составу. Полное оформление дел на бумажном носителе включает удаление металлических скреплений и иных элементов, препятствующих долговременному хранению, нумерацию листов, составление листа-заверителя, в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление обложки дела, а также подшивку или переплет дела в соответствии с установленными требованиями.
7.3.2. Оформление обложек дел осуществляется в соответствии с требованиями и рекомендуемыми образцами, установленными Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77.
7.3.3. Формирование, оформление, описание и передача на архивное хранение электронных дел и документов осуществляются в порядке, предусмотренном Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77.
7.3.4. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, светостойкими чернилами.
7.3.5. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись.
7.3.6. В заверительной надписи указывается количество листов (цифрами и прописью) в деле. Заверительная надпись подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.
7.3.7. Внутренняя опись составляется к делам постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, сформированным по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (особо ценные, личные дела и др.).
7.4. Описание архивных документов
7.4.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дела по личному составу и электронные дела соответствующих сроков хранения.
7.4.2. На основании описей дел структурных подразделений лицо, ответственное за архив, формирует проекты соответствующих годовых разделов описей дел и документов.
7.4.3. Проекты описей дел и документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты описей соответствующих электронных документов, а также проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подлежат рассмотрению и согласованию экспертной комиссией дошкольного образовательного учреждения в порядке, установленном Правилами, утвержденными приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77.
7.4.4. Дальнейшее утверждение и, при необходимости, представление описей и актов в экспертно-проверочную комиссию осуществляются в зависимости от того, является ли дошкольное образовательное учреждение источником комплектования государственного (муниципального) архива, и в соответствии с пунктами 29 и 30 Правил, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77.
7.4.5. По окончании делопроизводственного года в ДОУ производится отбор документов постоянного срока хранения для включения их в опись. Опись состоит из годовых разделов, внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номинального принципа (в соответствии с номенклатурой дошкольного образовательного учреждения).
7.5. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения подлежат частичному оформлению и, по общему правилу, хранятся в структурных подразделениях дошкольного образовательного учреждения. Они передаются в архив только по решению заведующего или уполномоченного им лица, если структурное подразделение не может обеспечить установленные условия их сохранности.
7.6. Порядок и сроки передачи дел в архив
7.6.1. Архивные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, передаются на хранение в архив дошкольного образовательного учреждения не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
7.6.2. Передача архивных документов осуществляется по описям дел, документов и описям электронных документов, составленным в структурных подразделениях дошкольного образовательного учреждения. Описи дел и документов структурных подразделений составляются в двух экземплярах и представляются лицу, ответственному за архив, не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве. Описи электронных документов формируются в тот же срок и передаются лицу, ответственному за архив, в электронной форме.
7.6.3. При отсутствии в дошкольном образовательном учреждении структурных подразделений обязанности по подготовке соответствующих описей и передаче документов в архив выполняются работниками, ответственными за ведение соответствующих участков делопроизводства, в порядке, установленном локальными нормативными актами ДОУ.
8.1. Хранение архивных документов дошкольного образовательного учреждения в зависимости от их объема осуществляется с использованием одного или нескольких следующих вариантов размещения:
При отсутствии в дошкольном образовательном учреждении специально оборудованного архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах или сейфах с обеспечением их сохранности, защиты от повреждения, утраты и несанкционированного доступа.
8.2. Архивохранилище не должно располагаться в подвалах и иных помещениях ниже уровня поверхности земли, за исключением помещений, в которых обеспечена защита от проникновения грунтовых, талых и паводковых вод.
8.3. Архивохранилище должно отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами, иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха и исключающую образование непроветриваемых зон, обеспечивать стабильность температурно-влажностного режима, иметь выходы к лестничным клеткам и (или) лифтам. Через архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, наличие технологических или бытовых выводов воды, а также размещение распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников.
8.4. При наличии специально оборудованного архивохранилища архивные документы размещаются в нем на стационарных, передвижных и (или) мобильных металлических стеллажах, в металлических шкафах, сейфах или контейнерах. При отсутствии в дошкольном образовательном учреждении архивохранилища архивные документы размещаются в запирающихся шкафах или сейфах с обеспечением их сохранности, защиты от повреждения, утраты и несанкционированного доступа. Не допускается хранение архивных документов в транспортной таре, штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и в иных местах, не предназначенных для хранения архивных документов.
8.5. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон – с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.
8.6. Расстановка стационарных стеллажей и шкафов осуществляется с соблюдением следующих расстояний:
8.7. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив ДОУ, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с Правилами противопожарного режима в Российской Федерации от 16 сентября 2020 года № 1479.
8.8. Архивные документы следует хранить в темноте.
8.9. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.
8.10. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи.
8.11. Для искусственного освещения архивохранилища применяются источники света, соответствующие требованиям законодательства и Правил хранения архивных документов. Допускаются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью, а также предусмотренные нормативными требованиями люминесцентные и светодиодные светильники.
8.12. Оптимальными условиями хранения архивных документов являются:
Условия хранения архивных документов иных видов обеспечиваются в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Правил, утвержденных приказом Росархива от 31 июля 2023 года № 77.
8.13. Помещения архива дошкольного образовательного учреждения должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, пыли.
8.14. Контроль температурно-влажностного режима осуществляется регулярным измерением параметров воздушной среды с помощью термометра и гигрометра либо термогигрометра, размещенных в одной или нескольких контрольных точках архивохранилища с учетом его площади и конструктивных особенностей, вдали от отопительных и вентиляционных систем на высоте не менее 1 метра от пола. Измерения осуществляются:
Температурно-влажностные характеристики воздушной среды и меры, принятые для нормализации режима, подлежат фиксации в установленном порядке.
8.15. Доступ к архивным документам, содержащим персональные данные, сведения ограниченного доступа и иную охраняемую законом информацию, предоставляется только лицам, имеющим законные основания для доступа к соответствующей информации. Дошкольное образовательное учреждение принимает организационные и технические меры, исключающие несанкционированный доступ к таким документам.
8.16. В архивохранилище не допускаются сезонные и суточные колебания температуры более чем на 5 °C и относительной влажности воздуха более чем на 10 процентов.
8.17. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние архивохранилища обеспечивается проведением не реже одного раза в месяц влажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, а также обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов и подоконников соответствующими средствами. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат незамедлительной изоляции и санитарно-гигиенической обработке. При выявлении биологических вредителей принимаются меры по дезинфекции, дезинсекции и (при необходимости) дератизации архивохранилища.
9.1. Настоящее Положение об архиве является локальным нормативным актом ДОУ, принимается на Общем собрании работников дошкольного образовательного учреждения и утверждается (либо вводится в действие) приказом заведующего.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение об архиве детского сада принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п. 9.1 настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
Рекомендуем перейти в раздел:
Положения для дошкольных образовательных учреждений
