1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция помощника руководителя разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 мая 2015 г. №276н; в соответствии с Трудовым кодексом РФ и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей помощника руководителя, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе организации.
1.3. Помощник руководителя назначается и освобождается от должности приказом руководителя организации. На время отпуска и временной нетрудоспособности помощника его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу руководителя, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.4. Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей, непосредственно подчиняется руководителю и выполняет свои должностные обязанности под руководством руководителя организации.
1.5. На должность помощника руководителя принимается лицо:

• имеющее высшее образование – бакалавриат, дополнительное профессиональное образование;
• с опытом работы не менее трех лет по профилю деятельности организации;
• прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.6. В своей деятельности помощник руководителя руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства РФ по вопросам, касающимся его трудовой деятельности. Также, помощник руководителя руководствуется:

• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Уставом и локальными правовыми актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями руководителя организации;
• правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности;
• трудовым договором между работником и работодателем.

1.7. Помощник руководителя должен знать:

• внутреннюю и внешнюю политику организации;
• информационно-коммуникационные технологии;
• источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", электронные базы данных;
• источники управленческой информации, методику отбора источников информации;
• категории потребителей, на которые будет рассчитан данный обзор, доклад;
• классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• нормативные документы, государственные стандарты в области деятельности организации;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации;
• основы написания речей и докладов руководителя;
• особенности общенаучной и прагматической функции обзоров;
• особенности реферирования информации, специфика оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов;
• особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков;
• понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий;
• правила проведения контроля исполнения поручений руководителя;
• правила работы с внешними носителями информации;
• правила составления и оформления документов;
• правила формирования и использования баз данных;
• принципы и методы администрирования;
• принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними;
• психологию делового общения, основы конфликтологии;
• системы электронного документооборота, базы данных;
• современные информационные технологии;
• современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации;
• современные средства сбора, обработки, систематизации информации;
• справочные правовые системы;
• структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий;
• структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб;
• структуру организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
• структура организации, руководство структурных подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
• структуру организации, руководящий состав организации и подразделений, направления деятельности организации и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
• технологию ведения контроля исполнения поручений руководителя;
• требования охраны труда;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• формы предоставления управленческой информации;
• функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке;
• этикет и основы международного прокола.

1.8. Помощник руководителя должен уметь:

• анализировать и отбирать источники информации в соответствии с критериями полноты, достоверности, своевременности предоставления информации;
• вести переговоры с партнерами;
• вести учет поручений руководителя, требующих контроля по существу решения вопроса;
• излагать материал в логической последовательности;
• использовать вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышать их гибкости и динамичности;
• обеспечивать безопасность деятельности организации;
• обеспечивать информационную безопасность организации;
• обосновывать актуальность проблемы, которую предстоит осветить в обзоре, докладе, справке;
• обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы;
• определять круг источников и литературы, необходимых для подготовки информационно-аналитических материалов;
• осуществлять автоматизацию процессов сбора, хранения и выдачи информации;
• оформлять документы, необходимые для деловой поездки, командировки руководителя;
• оформлять текст в соответствующем стиле;
• передавать информацию в систематизированном виде;
• пользоваться информационными ресурсами и систематизировать информацию по заданным критериям;
• пользоваться системами электронного документооборота;
• пользоваться устройствами автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборными устройствами;
• правильно интерпретировать полученные данные и предоставлять их в систематизированном виде;
• применять вычислительную технику и информационно-коммуникационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• применять вычислительную технику и информационные технологии для экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности;
• применять основы психологии делового общения;
• производить анализ и оценку изложенного материала;
• производить анализ исполнительской дисциплины;
• производить литературно-стилистическую обработку текста, проверку логической последовательности изложения, анализа и оценки, написания выводов и рекомендаций;
• производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать в режиме многозадачности;
• работать с большим объемом информации;
• работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы);
• разрабатывать тематический план обзора, доклада, аналитической справки;
• редактировать текст документов;
• собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями;
• создавать и поддерживать положительный имидж организации и руководителя;
• составлять аналитические отчеты и справки по результатам исполнения поручений и распоряжений руководителя;
• составлять и оформлять документы, содержащие поручения и распоряжения руководителя;
• составлять и оформлять протоколы совещаний, заседаний и других конферентных мероприятий, готовить список участников, повестку дня, явочные листы и проекты итоговых документов;
• составлять план поездки руководителя;
• составлять пресс-релизы;
• формулировать выводы и рекомендации;
• четко и быстро принимать решения в процессе работы.

1.9. Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией помощника руководителя, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в организации.
1.10. Сотрудник должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в организации.

2. Трудовые функции

Основными трудовыми функциями помощника руководителя являются:
2.1. Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации:
2.1.1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями.
2.1.2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов.
2.1.3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий.
2.1.4. Организация исполнения решений руководителя.

3. Должностные обязанности помощника руководителя

3.1. В рамках трудовой функции формирования информационного взаимодействия руководителя с организациями:

• информирует деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений;
• информирует руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений;
• обрабатывает и интерпретирует информации для подготовки проектов решений;
• организовывает решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя;
• отбирает источники информации в соответствии с заданными критериями;
• подготавливает документы для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами;
• подготавливает запросы по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов;
• подготавливает материалы для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций.

3.2. В рамках трудовой функции анализа информации и подготовки информационно-аналитических материалов:

• пишет и оформляет обзоры, доклады, аналитические справки;
• определяет круг библиографических источников;
• подбирает источники и литературу по теме обзора, доклада, аналитической справки;
• подготавливает информационно-аналитические материалы;
• разрабатывает тематический план обзорного документа, доклада;
• собирает, перерабатывает и анализирует информацию для решения задач, поставленных руководителем.

3.3. В рамках трудовой функции организации деловых контактов и протокольных мероприятий:

• встречает участников переговоров, обеспечивает их информационными материалами, ведет запись переговоров;
• организовывает заседания, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем;
• организовывает и планирует деловые контакты, встреч и поездок руководителя;
• подготавливает и проводит пресс-конференции руководителя;
• подготавливает материалы для совещаний, ведет и оформляет протоколы;
• подготавливает презентации по указанию руководителя.

3.4. В рамках трудовой функции организации исполнения решений руководителя:

• документально оформляет решения руководителя, доводит до сведения работников организации устные распоряжения руководителя;
• контролирует исполнение решений руководителя;
• координирует деятельность по исполнению решений руководителя;
• подготавливает отчеты о выполнении поручений и решений руководителя.

3.5. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации.
3.6. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.7. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
3.8. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации.
3.9. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
3.10. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
3.11. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
3.12. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
3.13. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
3.14. Осуществляет контроль исполнения работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль.
3.15. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
3.16. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
3.17. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
3.18. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.19. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.20. Копирует документы на персональном ксероксе.
3.21. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.22. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3.23. Помощник руководителя соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка организации, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты организации, приказы руководителя.
3.24. Сотрудник периодически проходит бесплатные медицинские обследования, аттестацию, повышает свою профессиональную квалификацию и компетенцию.
3.25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в организации.

4. Права

Помощник руководителя имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей помощника руководителя, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений руководителя, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним правдивые объяснения.
4.7. Предоставлять руководителю на рассмотрение предложения по улучшению деятельности организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции помощника руководителя.
4.8. На повышение уровня квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными Федеральными законами Российской Федерации, проходить аттестацию на добровольной основе.
4.9. На защиту своей профессиональной чести и достоинства.
4.10. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.11. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением сотрудником норм профессиональной этики.
4.12. На поощрения, награждения по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.13. Помощник руководителя имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом организации, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка.

5. Ответственность

В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке помощник руководителя несет ответственность:
5.1. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией по профстандарту, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя организации и иных локальных нормативных актов, помощник руководителя подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации.
5.2. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм помощник руководителя организации привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.3. За умышленное причинение организации или сотрудникам организации материального ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей помощник несет материальную ответственность в порядке и в пределах, предусмотренных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления образовательной деятельности несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Продолжительность рабочего времени для помощника руководителя устанавливается исходя из нормы 40-часовой рабочей недели.
6.2. Помощник руководителя самостоятельно планирует свою деятельность. План работы помощника руководителя согласовывается и утверждается непосредственно руководителем организации.
6.3. Получает от руководителя и заместителя руководителя информацию нормативно-правового характера, систематически знакомится под расписку с соответствующими документами и приказами.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками организации.
6.5. Сообщает руководителю и его заместителю, а также руководителям подразделений информацию, полученную на совещаниях, семинарах, конференциях непосредственно после ее получения.
6.6. Принимает под свою персональную ответственность материальные ценности с непосредственным использованием и хранением их в приемной руководителя организации.
6.7. Информирует руководителя организации о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у руководителя компании, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления помощника руководителя с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у руководителя организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____202___г. _____________ /_______________________/

скачать: Должностные инструкции для Школы (Профстандарт)
65 инструкций поштучно и пакетом, обновление - 10 апреля 2024 года

скачать: Должностные инструкции для Школы (ЕКС)
71 инструкция с учетом законов на 10 апреля 2024 года

Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции для школы по ЕКС
Должностные инструкции для школы по профстандарту