Срок хранения документов по аттестации рабочих мест

Сколько лет хранить документы по аттестации рабочих мест? Какой срок хранения карт аттестации рабочих мест по условиям труда? Нужно ли хранить старую аттестацию рабочих мест после проведения СОУТ? Можно ли уничтожить документы по аттестации рабочих мест, если срок действия аттестации истек? Сколько хранить отчеты, протоколы и карты аттестации рабочих мест? Какой срок хранения документов по аттестации рабочих мест при вредных условиях труда? Чем отличаются сроки хранения документов по аттестации рабочих мест и СОУТ? Когда начинается исчисление срока хранения документов по аттестации рабочих мест?

Краткий ответ

Документацию по аттестации рабочих мест по условиям труда необходимо хранить даже после того, как в организации была проведена специальная оценка условий труда.

Общий срок хранения документов по аттестации рабочих мест составляет 45 лет. Если документы подтверждают работу во вредных, опасных или тяжелых условиях труда, их следует хранить дольше: 50 лет, если делопроизводство по делу завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если дело завершено до 1 января 2003 года.

Сейчас аттестация рабочих мест по условиям труда не проводится: с 1 января 2014 года ее заменила специальная оценка условий труда. Однако ранее оформленные документы по аттестации сохраняют юридическое значение и не должны уничтожаться до истечения установленного срока хранения.

Такие документы могут потребоваться при проверках, трудовых спорах, подтверждении стажа во вредных условиях труда, назначении гарантий и компенсаций, расследовании профессиональных заболеваний, оформлении пенсионных прав работников и передаче документов в архив.

Нормативная база

• Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• Трудовой кодекс Российской Федерации;

1. Что такое документация по аттестации рабочих мест

Документация по аттестации рабочих мест — это комплект документов, который оформлялся работодателем по результатам оценки условий труда до введения специальной оценки условий труда.

Такая документация подтверждала, какие условия труда были на конкретных рабочих местах, какие вредные или опасные производственные факторы были выявлены, какие классы условий труда установлены и какие гарантии полагались работникам.

К документам по аттестации рабочих мест относятся:

• приказ о проведении аттестации рабочих мест;
• приказ о создании аттестационной комиссии;
• график проведения аттестации;
• перечень рабочих мест, подлежащих аттестации;
• карты аттестации рабочих мест по условиям труда;
• протоколы измерений и исследований производственных факторов;
• заключения специалистов и экспертных организаций;
• сводная ведомость результатов аттестации;
• перечень рабочих мест с вредными или опасными условиями труда;
• план мероприятий по улучшению условий труда;
• документы о предоставлении работникам гарантий и компенсаций;
• переписка, справки, сведения и иные материалы по аттестации.

2. Проводится ли сейчас аттестация рабочих мест

Нет, в настоящее время аттестация рабочих мест по условиям труда не проводится.

С 1 января 2014 года вместо аттестации рабочих мест применяется специальная оценка условий труда. Поэтому для текущих обязанностей работодателя используется термин «специальная оценка условий труда» или «СОУТ».

При этом старые документы по аттестации рабочих мест не утратили юридического значения. Они подтверждают условия труда за прошлые периоды и должны храниться в течение установленных архивных сроков.

3. Нужно ли хранить старые документы по аттестации рабочих мест

Да, старые документы по аттестации рабочих мест нужно хранить.

Проведение специальной оценки условий труда не отменяет обязанность работодателя хранить ранее оформленные документы по аттестации рабочих мест.

Документы по аттестации могут потребоваться:

• при проверке Государственной инспекции труда;
• при трудовом споре с работником;
• при подтверждении условий труда за прошлые периоды;
• при подтверждении стажа во вредных или опасных условиях труда;
• при назначении гарантий и компенсаций;
• при оформлении права на досрочное пенсионное обеспечение;
• при расследовании профессионального заболевания;
• при реорганизации или ликвидации организации;
• при передаче документов в архив.

4. Общий срок хранения документов по аттестации рабочих мест

Общий срок хранения документации по аттестации рабочих мест составляет 45 лет. Этот срок применяется к большинству документов, которые были оформлены по результатам аттестации рабочих мест и подтверждают состояние условий труда в организации.

К документам общего длительного хранения относятся:

• карты аттестации рабочих мест;
• сводные ведомости результатов аттестации;
• протоколы измерений;
• материалы оценки условий труда;
• заключения по результатам аттестации;
• планы мероприятий по улучшению условий труда;
• документы, подтверждающие установленные условия труда.

5. Срок хранения при вредных, опасных или тяжелых условиях труда

Если по результатам аттестации рабочих мест были установлены тяжелые, вредные или опасные условия труда, документы следует хранить дольше общего срока.

Для таких документов целесообразно применять сроки длительного хранения:

• 50 лет — если дело завершено делопроизводством после 1 января 2003 года;
• 75 лет — если дело завершено делопроизводством до 1 января 2003 года.

Увеличенный срок связан с тем, что такие документы могут подтверждать права работников на гарантии и компенсации.

Документы могут иметь значение для подтверждения права на:

• дополнительный отпуск;
• сокращенную продолжительность рабочего времени;
• повышенную оплату труда;
• молоко или равноценные пищевые продукты;
• лечебно-профилактическое питание;
• досрочное пенсионное обеспечение;
• иные гарантии за работу во вредных или опасных условиях труда.

6. Срок хранения карт аттестации рабочих мест

Карты аттестации рабочих мест являются одними из основных документов по результатам аттестации. Именно в карте фиксировались сведения о рабочем месте, выявленных факторах, условиях труда, гарантиях и компенсациях работникам.

Общий срок хранения карт аттестации рабочих мест составляет 45 лет.

Если карта относится к рабочему месту с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда, ее следует хранить как документ длительного хранения: 50 лет или 75 лет в зависимости от даты завершения дела.

Уничтожать карты аттестации только потому, что срок действия аттестации истек или проведена СОУТ, нельзя.

7. Какие документы по аттестации рабочих мест нужно хранить

Хранению подлежат все документы, которые подтверждают проведение аттестации рабочих мест и ее результаты.

Необходимо сохранять:

• приказ о проведении аттестации рабочих мест;
• приказ о создании аттестационной комиссии;
• график проведения аттестации;
• перечень рабочих мест, подлежащих аттестации;
• карты аттестации рабочих мест;
• протоколы измерений и исследований производственных факторов;
• заключения специалистов и экспертных организаций;
• сводную ведомость результатов аттестации;
• перечень рабочих мест с вредными и опасными условиями труда;
• план мероприятий по улучшению условий труда;
• документы о предоставлении работникам гарантий и компенсаций;
• акты, справки, переписку и иные материалы, связанные с аттестацией.

Если документы сформированы в одно архивное дело, срок хранения дела определяется по наиболее длительному сроку хранения входящих в него документов.

8. Как считать срок хранения документов

Срок хранения документов обычно исчисляется не с даты составления каждого отдельного документа, а с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по соответствующему делу.

Например:
Если аттестация рабочих мест была завершена в 2012 году, срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2013 года.

Если общий срок хранения составляет 45 лет, документы должны сохраняться до окончания этого срока. Если документы подтверждают вредные, опасные или тяжелые условия труда, их нужно относить к документам длительного хранения и применять срок 50 или 75 лет в зависимости от даты завершения дела.

9. Почему нельзя уничтожать документы после проведения СОУТ

Специальная оценка условий труда не заменяет архивные документы по ранее проведенной аттестации рабочих мест. СОУТ отражает состояние условий труда на дату проведения специальной оценки. Она не подтверждает автоматически условия труда работников за прошлые периоды, когда действовала аттестация рабочих мест.

Если уничтожить документы по аттестации раньше срока, организация может столкнуться с проблемами:

• при подтверждении вредного стажа работников;
• при ответах на запросы контролирующих органов;
• при рассмотрении трудовых споров;
• при оформлении документов для пенсионных целей;
• при расследовании профессиональных заболеваний;
• при проверке правильности предоставления гарантий и компенсаций.

10. Чем аттестация рабочих мест отличается от СОУТ

Аттестация рабочих мест была прежней процедурой оценки условий труда. Она применялась до введения Федерального закона № 426-ФЗ.

СОУТ — это действующая процедура оценки условий труда, которая проводится по правилам специального закона. Она включает идентификацию вредных и опасных производственных факторов, оценку уровня их воздействия на работников и установление классов условий труда.

Несмотря на различия процедур, документы по аттестации рабочих мест и документы по СОУТ выполняют сходную функцию: подтверждают состояние условий труда на конкретных рабочих местах. Поэтому документы по старой аттестации нужно хранить отдельно от документов по СОУТ, не смешивая их в одном деле без необходимости.

11. Сроки хранения документов по СОУТ для сравнения

Для документов по специальной оценке условий труда применяются следующие сроки хранения:

Срок 50/75 лет означает, что документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, а документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, — 75 лет.

Для старых документов по аттестации рабочих мест следует применять аналогичный осторожный подход, если они подтверждают вредные, опасные или тяжелые условия труда работников.

12. Кто отвечает за хранение документов

Ответственность за хранение документов по аттестации рабочих мест несет работодатель. Организация должна определить место хранения, ответственное лицо, порядок передачи документов в архив и порядок уничтожения документов после истечения установленного срока хранения.

На практике документы могут храниться:

• в архиве организации;
• в службе охраны труда;
• в кадровой службе;
• у лица, ответственного за делопроизводство;
• в ином подразделении, определенном локальными документами.

Важно, чтобы документы были систематизированы и могли быть быстро найдены при проверке, запросе работника, обращении пенсионных органов или передаче архива.

13. Как включить документы в номенклатуру дел

Документы по аттестации рабочих мест следует учитывать в номенклатуре дел организации.

В номенклатуре дел рекомендуется указать:

• наименование дела;
• год проведения аттестации;
• структурное подразделение;
• срок хранения;
• основание для срока хранения;
• отметку о вредных или опасных условиях труда, если она имеет значение;
• место хранения дела;
• ответственное подразделение.

Если в деле содержатся документы по рабочим местам с вредными или опасными условиями труда, срок хранения следует определять по более длительному сроку.

14. Можно ли хранить документы в электронном виде

Документы можно вести и хранить в электронном виде, если соблюдены требования к юридической значимости, сохранности, целостности и воспроизводимости документов. Однако для старых документов по аттестации рабочих мест часто сохраняются бумажные оригиналы, поскольку именно они были оформлены в период действия прежнего порядка.

Сканирование документов само по себе не всегда означает, что бумажные оригиналы можно уничтожить.

Перед уничтожением оригиналов необходимо проверить:

• истек ли установленный срок хранения;
• не относятся ли документы к делам длительного хранения;
• проведена ли экспертиза ценности документов;
• оформлен ли акт на уничтожение;
• не нужны ли документы для подтверждения прав работников.

15. Когда документы можно уничтожить

Документы по аттестации рабочих мест можно уничтожить только после истечения установленного срока хранения и проведения экспертизы ценности документов. Уничтожение оформляется актом в порядке, принятом в организации.

Нельзя уничтожать документы только потому, что:

• истек срок действия аттестации;
• была проведена специальная оценка условий труда;
• рабочие места изменились;
• работники уволились;
• организация больше не использует соответствующее оборудование;
• изменились технологии или структура подразделений;
• документы кажутся устаревшими.

Если документы связаны с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда, перед уничтожением нужно особенно тщательно проверить срок хранения и возможное значение документов для пенсионных и трудовых прав работников.

16. Нужно ли хранить документы после ликвидации или реорганизации

Да, при ликвидации или реорганизации организации документы по аттестации рабочих мест не должны быть утрачены. Документы длительного хранения подлежат передаче правопреемнику, в архив организации или в соответствующий архив в порядке, установленном законодательством и правилами архивного хранения.

Особое внимание нужно уделить документам, которые подтверждают:

• работу во вредных условиях труда;
• работу в опасных условиях труда;
• периоды занятости работников на соответствующих рабочих местах;
• предоставление гарантий и компенсаций;
• право работников на досрочное пенсионное обеспечение.

Потеря таких документов может создать серьезные риски как для работников, так и для работодателя или правопреемника.

17. Практические рекомендации работодателю

Работодателю рекомендуется:

• не смешивать документы по аттестации рабочих мест и документы по СОУТ;
• сформировать отдельные архивные дела по годам проведения аттестации;
• выделить документы по рабочим местам с вредными, опасными или тяжелыми условиями труда;
• хранить карты, протоколы и сводные ведомости в полном комплекте;
• не уничтожать документы без проверки срока хранения;
• учитывать, что документы могут потребоваться для пенсионных и трудовых споров;
• закрепить порядок хранения в номенклатуре дел организации;
• назначить ответственное лицо за сохранность документов;
• проверить наличие документов перед реорганизацией, ликвидацией или передачей архива;
• оформлять уничтожение документов только после экспертизы ценности.

18. Риски неправильного хранения

Если организация преждевременно уничтожит документы по аттестации рабочих мест, она может лишиться доказательств, подтверждающих фактические условия труда работников в прошлом.

Это может создать риски при:

• проверке Государственной инспекции труда;
• споре с работником о гарантиях и компенсациях;
• подтверждении льготного стажа;
• оформлении досрочной пенсии;
• расследовании профессионального заболевания;
• запросах Социального фонда России или иных органов;
• реорганизации, ликвидации или передаче архива;
• судебном споре о фактических условиях труда.

Отсутствие документов может осложнить подтверждение того, какие условия труда были на рабочем месте в прошлом и какие гарантии должны были предоставляться работнику.

Вывод

Документацию по аттестации рабочих мест необходимо хранить длительное время. Общий срок хранения документов по аттестации рабочих мест составляет 45 лет.

Если документы подтверждают тяжелые, вредные или опасные условия труда, их следует хранить как документы длительного хранения: 50 лет — если дело завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет — если дело завершено до 1 января 2003 года.

Проведение СОУТ не отменяет обязанности хранить старые документы по аттестации рабочих мест. Эти документы сохраняют юридическое значение, поскольку подтверждают условия труда работников за прошлые периоды и могут потребоваться при проверках, трудовых спорах, расследовании профессиональных заболеваний и подтверждении права работников на гарантии, компенсации и досрочное пенсионное обеспечение.

Посетить раздел:
Документы по охране труда в школе