Сроки хранения документов по охране труда (ОТ)

Каковы сроки хранения документов по охране труда в 2026 году? Какие документы по ОТ хранятся 5 лет? Какие документы по охране труда хранятся 45 лет? Сколько хранить журналы инструктажей по охране труда? Какой срок хранения протоколов проверки знания требований охраны труда? Сколько хранить документы об обучении по охране труда? Какой срок хранения документов по специальной оценке условий труда? Сколько хранить документы по ОТ?

Краткий ответ

Единого срока хранения для всех документов по охране труда нет. Срок зависит от вида документа, его содержания и юридического значения. На практике применяются разные сроки: 1 год, 3 года, 5 лет, 45 лет, 50 лет, 75 лет, а отдельные документы могут храниться постоянно.

Например:

• документы об обучении по охране труда и протоколы проверки знания требований охраны труда обычно хранятся 5 лет;
• журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет;
• документы по специальной оценке условий труда — 45 лет;
• документы по СОУТ при вредных или опасных условиях труда — 50 или 75 лет;
• материалы расследования несчастных случаев на производстве — 45 лет;
• наряды-допуски обычно хранятся 1 год после закрытия, а при травмах, авариях или несчастных случаях — 45 лет.

Документы по охране труда (ОТ) нельзя уничтожать произвольно. Перед уничтожением нужно проверить срок хранения по Перечню типовых управленческих архивных документов, номенклатуре дел организации и содержанию конкретного документа.

Нормативная база:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»;
• приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
• Постановление Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464 «О порядке обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда»;
• Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

1. Какие документы относятся к документам по охране труда

К документам по охране труда относятся:

• положения, приказы и локальные акты по охране труда;
• инструкции по охране труда;
• программы обучения и инструктажей;
• журналы регистрации инструктажей;
• протоколы проверки знания требований охраны труда;
• документы по обучению работников;
• документы по специальной оценке условий труда;
• документы по аттестации рабочих мест;
• документы по оценке профессиональных рисков;
• документы по выдаче средств индивидуальной защиты;
• документы по медицинским осмотрам;
• документы по расследованию несчастных случаев;
• наряды-допуски;
• журналы учета нарядов-допусков;
• предписания, акты проверок, планы мероприятий и переписка по вопросам охраны труда.

2. Основные сроки хранения документов по охране труда

Для удобства работодателю можно ориентироваться на следующую таблицу:

3. Срок хранения документов об обучении по охране труда

Документы об обучении работников по охране труда обычно хранятся 5 лет.

К таким документам относятся:

• программы обучения по охране труда;
• списки работников, подлежащих обучению;
• документы об организации обучения;
• документы обучающих организаций;
• сведения о прохождении обучения;
• переписка по вопросам обучения;
• иные материалы, подтверждающие организацию обучения работников.

Эти документы подтверждают, что работодатель выполнил обязанность по обучению работников требованиям охраны труда.

4. Срок хранения протоколов проверки знания требований охраны труда

Протоколы результатов обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда хранятся 5 лет.

Эти документы подтверждают, что работник прошел проверку знания требований охраны труда и может быть допущен к выполнению соответствующих работ. Несмотря на сравнительно небольшой срок хранения, протоколы имеют важное доказательственное значение при проверках, расследованиях несчастных случаев и трудовых спорах.

5. Срок хранения журналов инструктажей по охране труда

Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет.

Такой длительный срок связан с тем, что журналы инструктажей подтверждают исполнение работодателем обязанности по обучению работников безопасным методам и приемам выполнения работ.

Журналы инструктажей могут потребоваться:

• при расследовании несчастного случая;
• при проверке Государственной инспекции труда;
• при трудовом споре;
• при подтверждении допуска работника к работе;
• при проверке выполнения работодателем обязанностей по охране труда.

6. Срок хранения документов по специальной оценке условий труда

Документы по специальной оценке условий труда по месту ее проведения хранятся 45 лет. Если по результатам СОУТ установлены вредные или опасные условия труда, документы хранятся 50 или 75 лет.

Срок зависит от даты завершения делопроизводства:

• 50 лет — если документы завершены делопроизводством после 1 января 2003 года;
• 75 лет — если документы завершены делопроизводством до 1 января 2003 года.

Документы по СОУТ имеют длительное значение, поскольку подтверждают условия труда, классы условий труда, право работников на гарантии и компенсации.

7. Срок хранения документов по аттестации рабочих мест

До введения СОУТ работодатели проводили аттестацию рабочих мест по условиям труда. Сейчас эта процедура не применяется, но старые документы по аттестации рабочих мест сохраняют юридическое значение.

Обычно документацию по аттестации рабочих мест хранят 45 лет. Если по результатам аттестации были установлены тяжелые, вредные или опасные условия труда, документы следует хранить как документы длительного хранения:

- 50 лет — если дело завершено после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если дело завершено до 1 января 2003 года.

Проведение СОУТ не является основанием для уничтожения ранее оформленных документов по аттестации рабочих мест.

Документы по аттестации могут потребоваться:

• для подтверждения условий труда за прошлые периоды;
• для подтверждения стажа во вредных условиях труда;
• при оформлении досрочного пенсионного обеспечения;
• при трудовых спорах;
• при расследовании профессиональных заболеваний;
• при проверках и запросах контролирующих органов.

8. Срок хранения документов по несчастным случаям на производстве

Материалы расследования несчастных случаев на производстве хранятся 45 лет.

К таким документам относятся:

• акт о несчастном случае;
• материалы расследования;
• объяснения пострадавшего и очевидцев;
• протоколы опросов;
• заключения специалистов;
• медицинские документы;
• схемы и фотографии;
• приказы о создании комиссии;
• мероприятия по устранению причин несчастного случая;
• иные документы, связанные с расследованием.

Такие документы нельзя уничтожать досрочно, поскольку они подтверждают обстоятельства происшествия, связь события с производством и права пострадавшего работника.

9. Срок хранения нарядов-допусков

Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов, а также на выполнение особо опасных и вредных работ хранятся 1 год после закрытия наряда-допуска.

Если при выполнении работ произошли производственная травма, авария или несчастный случай, срок хранения увеличивается до 45 лет. Перед уничтожением нарядов-допусков необходимо проверить, не связаны ли они с происшествиями, травмами, авариями, расследованиями или спорами.

10. Срок хранения журналов учета нарядов-допусков

Журналы учета выдачи нарядов-допусков обычно хранятся 1 год после закрытия нарядов-допусков.

Если записи в журнале связаны с производственными травмами, авариями или несчастными случаями, срок хранения составляет 45 лет. Поэтому перед уничтожением журналов нужно проверить, не связаны ли они с происшествиями на производстве.

11. Срок хранения документов по вредным и опасным условиям труда

Документы, подтверждающие работу во вредных или опасных условиях труда, должны храниться длительно. Это связано с тем, что они могут подтверждать право работников на гарантии, компенсации, повышенную оплату труда, дополнительный отпуск, сокращенное рабочее время и досрочное пенсионное обеспечение.

К таким документам относятся:

• результаты СОУТ;
• документы по аттестации рабочих мест;
• списки работников, занятых во вредных или опасных условиях труда;
• документы о предоставлении гарантий и компенсаций;
• табели и иные документы, если они подтверждают занятость во вредных или опасных условиях труда;
• документы по выдаче СИЗ, если они связаны с вредными или опасными условиями труда;
• медицинские документы, если они связаны с обязательными медицинскими осмотрами и профессиональными рисками.

12. Срок хранения документов по выдаче СИЗ

Документы по выдаче средств индивидуальной защиты нужно хранить в течение сроков, установленных для соответствующего вида учетной документации и документов по охране труда.

К таким документам относятся:

• личные карточки учета выдачи СИЗ;
• ведомости выдачи средств индивидуальной защиты;
• нормы выдачи СИЗ;
• заявки на приобретение СИЗ;
• документы о замене средств защиты;
• документы о списании СИЗ;
• документы о возврате средств защиты;
• акты осмотра, проверки или испытания средств защиты.

Документы по выдаче СИЗ подтверждают, что работодатель обеспечил работников средствами защиты в установленном порядке. Если такие документы связаны с вредными или опасными условиями труда, несчастным случаем, профессиональным заболеванием, спором или проверкой, их нельзя уничтожать без проверки архивной ценности и срока хранения соответствующего дела.

13. Срок хранения инструкций по охране труда

Инструкции по охране труда обычно хранятся в течение срока их действия, а после замены или отмены — в течение срока, установленного номенклатурой дел организации.

Если инструкция связана с работами повышенной опасности, вредными или опасными условиями труда, несчастным случаем или спором, ее не следует уничтожать без проверки архивной ценности и связи с другими документами.

Работодателю рекомендуется хранить:

• действующие инструкции по охране труда;
• отмененные инструкции, если они применялись в период спорного события;
• инструкции, связанные с несчастным случаем;
• инструкции для работ повышенной опасности;
• инструкции, связанные с вредными или опасными условиями труда;
• журналы учета инструкций и ознакомления работников.

14. Срок хранения приказов по охране труда

Срок хранения приказов по охране труда зависит от их содержания.

Приказы по основной деятельности могут храниться постоянно. Приказы о назначении ответственных, создании комиссий, утверждении программ, проведении обучения, допуске к работам, расследовании несчастных случаев или предоставлении гарантий и компенсаций нужно оценивать по сроку хранения соответствующего дела.

При определении срока хранения приказа учитывают:

• к какому направлению охраны труда относится приказ;
• затрагивает ли он права работников;
• связан ли приказ с вредными или опасными условиями труда;
• подтверждает ли он обучение, допуск или инструктаж;
• связан ли он с несчастным случаем или расследованием;
• какой срок установлен для дела, в которое включен приказ.

15. Срок хранения документов по медицинским осмотрам

Документы по обязательным медицинским осмотрам работников также относятся к важным документам, связанным с охраной труда. Срок их хранения зависит от вида документа и его значения.

К таким документам могут относиться:

• списки работников, подлежащих медицинским осмотрам;
• направления на медицинские осмотры;
• заключения по результатам медицинских осмотров;
• заключительные акты;
• переписка с медицинской организацией;
• документы, подтверждающие допуск или недопуск работника к работе.

Если документы связаны с вредными или опасными условиями труда, профессиональным заболеванием, спором или подтверждением права работника на гарантии, их следует хранить с учетом более длительных архивных сроков.

16. Срок хранения документов по оценке профессиональных рисков

Документы по оценке профессиональных рисков подтверждают, что работодатель выявлял опасности, оценивал риски и определял меры управления ими.

К таким документам относятся:

• реестр опасностей;
• карты оценки профессиональных рисков;
• методика оценки рисков;
• планы мероприятий по снижению рисков;
• протоколы комиссий и рабочих групп;
• отчеты о пересмотре рисков;
• документы о выполнении мероприятий.

Срок хранения таких документов следует определять по номенклатуре дел организации и их связи с условиями труда, мероприятиями по охране труда, несчастными случаями, проверками и правами работников.

17. Когда начинается исчисление срока хранения

Срок хранения документов обычно исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения делопроизводства по делу.

Например:
Если журнал инструктажа завершен в 2026 году, срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2027 года. Если срок хранения составляет 45 лет, документ должен храниться до окончания этого срока.

Если документ включен в дело, срок хранения определяется по сроку хранения соответствующего дела. Если в одном деле находятся документы с разными сроками хранения, применяется более длительный срок.

18. Когда документы по охране труда можно уничтожить

Документы по охране труда можно уничтожить только после истечения установленного срока хранения и проведения экспертизы ценности документов. Уничтожение оформляется актом.

Нельзя уничтожать документы только потому, что:

• работник уволился;
• инструкция была заменена;
• проведена новая СОУТ;
• изменилось оборудование;
• истек срок действия документа;
• рабочее место было переименовано;
• подразделение было реорганизовано.

Сначала нужно проверить срок хранения и убедиться, что документ не связан с вредными условиями труда, несчастным случаем, профессиональным заболеванием, спором, проверкой или подтверждением прав работников.

19. Как определить срок хранения, если документ относится к нескольким направлениям

Иногда один документ связан сразу с несколькими направлениями охраны труда. Например, приказ может одновременно касаться обучения, допуска к опасным работам и выполнения мероприятий по результатам проверки. В таком случае срок хранения нужно определять по наиболее длительному сроку хранения.

Например:

• если документ связан с обучением, общий срок может составлять 5 лет;
• если тот же документ связан с несчастным случаем, его нужно хранить вместе с материалами расследования;
• если документ подтверждает вредные условия труда или право на компенсации, может применяться длительный срок хранения;
• если приказ относится к основной деятельности, срок может быть постоянным.

Вывод

Сроки хранения документов по охране труда зависят от конкретного вида документа, его содержания и значения для подтверждения прав работников и обязанностей работодателя.

Документы об обучении и протоколы проверки знаний обычно хранятся 5 лет, журналы инструктажей — 45 лет, документы по СОУТ — 45 лет, а при вредных или опасных условиях труда — 50 или 75 лет. Материалы расследования несчастных случаев на производстве хранятся 45 лет.

Работодатель обязан обеспечить сохранность документов по охране труда, включить их в номенклатуру дел и не уничтожать до истечения установленного срока хранения. Особое внимание нужно уделять документам, которые подтверждают обучение, инструктажи, условия труда, выдачу средств защиты, допуск к опасным работам, несчастные случаи, профессиональные заболевания и права работников на гарантии и компенсации.

Посетить раздел:
Документы по охране труда в школе