Должностная инструкция делопроизводителя ДОУ (профстандарт)

СОГЛАСОВАНО
Председатель профкома
___________________________
_________ /_________________/
Протокол №__ от «__»__ 2021 г
УТВЕРЖДЕНО
Заведующий ______________
__________________________
_________ /________________/
Приказ №__ от «__»___ 2021 г

Должностная инструкция
делопроизводителя в детском саду

 

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция делопроизводителя ДОУ (детского сада) разработана в соответствии с Профстандартом 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ № 276н от 6 мая 2015г, с учетом Федерального Закона №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 24 марта 2021 года, согласно СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи», Трудовому кодексу Российской Федерации, Уставу и иным нормативными актами, регламентирующим трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция делопроизводителя ДОУ по профстандарту регламентирует основные трудовые функции, должностные обязанности делопроизводителя детского сада, права и ответственность, а также взаимоотношения и связи по должности при работе в дошкольном образовательном учреждении.
1.3. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей, назначается и освобождается от занимаемой должности заведующий дошкольным образовательным учреждением в порядке, установленном трудовым договором (контрактом) с работником, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.
1.4. На должность делопроизводителя назначается лицо:

  • имеющее среднее профессиональное образование, прошедшее программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих;
  • соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
  • не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

1.5. Делопроизводитель непосредственно подчиняется заведующему дошкольным образовательным учреждением.
1.6. Сотрудник осуществляет трудовую деятельность согласно должностной инструкции делопроизводителя в детском саду с учетом профстандарта, Конституции Российской Федерации, решениям органов управления образования всех уровней, касающимся организации делопроизводства в дошкольных образовательных учреждениях, Федеральному Закону «Об образовании в Российской Федерации», трудовому договору и Уставу дошкольного образовательного учреждения.
1.7. Делопроизводитель в ДОУ руководствуется:

  • Федеральным законом от 22.10.2004г №125-ФЗ "Об архивном деле в РФ";
  • Федеральным Законом от 29.12.2012г №273 «Об образовании в Российской Федерации»;
  • ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
  • ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;
  • СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»;
  • постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
  • локальными нормативными актами детского сада, приказами и распоряжениями заведующего дошкольным образовательным учреждением.
  • правилами орфографии и пунктуации;
  • правилами работы на персональном компьютере, принтере, ксероксе и иной оргтехнике;
  • правилами и нормами охраны труда, пожарной безопасности;
  • административным, трудовым и хозяйственным законодательством;
  • Правилами внутреннего трудового распорядка детского сада;

1.8. Делопроизводитель должен знать:

  • нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, положения, инструкции, иные материалы и документы по ведению делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении;
  • делопроизводство и его ведение;
  • современные информационные технологии работы с документами;
  • порядок работы с документами;
  • схемы документооборота;
  • правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • правила организации и формы контроля исполнения документов в организации;
  • типовые сроки исполнения документов;
  • принципы работы со сроковой картотекой;
  • назначение и технологию текущего и предупредительного контроля;
  • правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
  • правила документационного обеспечения деятельности дошкольной образовательной организации;
  • виды документов и их назначение;
  • требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
  • правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
  • правила создания и ведения баз данных служебных документов в дошкольном образовательном учреждении;
  • системы электронного документооборота;
  • правила и сроки отправки исходящих документов;
  • требования охраны труда и пожарной безопасности на рабочем месте;
  • методические рекомендации по выполнению работы с документами в детском саду;
  • порядок контроля прохождения служебной документации и материалов;
  • структуру ДОУ и состав сотрудников;
  • виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления;
  • порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел;
  • правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией;
  • правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа;
  • правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
  • критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них;
  • порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов;
  • порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии;
  • правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии;
  • правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению;
  • правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения;
  • правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами;
  • правила передачи дел в архив дошкольного образовательного учреждения;
  • правила использования телефона, факса, персонального компьютера, ксерокса, принтера, сканера и другой оргтехники;
  • правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базой данных, электронной почтой, интернет браузерами;
  • технологию создания, обработки, передачи и хранения различных документов;
  • правила деловой переписки, составления и набора деловых писем с применением типовых образцов;
  • требования по сохранности служебной информации и защите персональных данных;
  • основы этики и эстетики;
  • правила делового общения.

1.9. Делопроизводитель должен уметь:

  • работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов дошкольного образовательного учреждения;
  • пользоваться справочно-правовыми системами;
  • применять в ДОУ современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности;
  • пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
  • организовывать работу по учету, хранению и передаче заместителям заведующего детским садом документов текущего делопроизводства;
  • использовать номенклатуру дел при изучении структуры дошкольного образовательного учреждения, составлении описей дел;
  • организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел ДОУ;
  • правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики;
  • систематизировать документы внутри дела;
  • обеспечивать сохранность и защиту документов дошкольного образовательного учреждения;
  • пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения;
  • оформлять документы экспертной комиссии;
  • оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов Российской Федерации;
  • производить хронологически-структурную систематизацию дел;
  • осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения;
  • составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.

1.10. Делопроизводитель в ДОУ должен строго соблюдать свою должностную инструкцию, разработанную на основе Профстандарта, Конвенцию ООН о правах ребенка, инструкцию по охране труда для делопроизводителя детского сада и инструкции по охране труда при эксплуатации компьютерной и оргтехники, соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в дошкольном образовательном учреждении.
1.11. Делопроизводитель должен пройти обучение и иметь навыки в оказании первой помощи пострадавшим, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.

2. Трудовые функции

К основным трудовым функциям делопроизводителя относятся:
2.1. Документационное обеспечение деятельности дошкольного образовательного учреждения:
2.1.1. Организация работы с документами.
2.1.2. Организация текущего хранения документов.
2.1.3. Организация обработки дел для последующего хранения.

3. Должностные обязанности делопроизводителя ДОУ

Делопроизводитель в ДОУ выполняет следующие обязанности:
3.1. В рамках трудовой функции организации работы с документами:

  • прием и первичная обработка входящих документов;
  • предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые документы и не регистрируемые;
  • подготовка входящих документов для рассмотрения заведующим дошкольным образовательным учреждением;
  • регистрация входящих документов;
  • организация доставки документов исполнителям;
  • ведение базы данных документов дошкольного образовательного учреждения;
  • ведение информационно-справочной работы;
  • контролирует исполнение документов, выдает требуемые справки по зарегистрированным документам;
  • вместе с администрацией ДОУ готовит отчетные документы для вышестоящих организаций, служебные письма и справки;
  • осуществляет обработку и отправку исходящих документов адресатам, учет получаемой и отправляемой корреспонденции;
  • осуществляет регистрацию, учет, хранение и передачу в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства;
  • контролирует исполнение документов в дошкольном образовательном учреждении;
  • формирует личные дела воспитанников, посещающих дошкольное образовательное учреждение;
  • оформляет трудовые договора и личные дела, устраивающихся на работу сотрудников;
  • ведет книгу движения воспитанников;
  • осуществляет учет воспитанников льготных категорий;
  • готовит проекты приказов по движению контингента детей;
  • ведет книги приказов;
  • печатает приказы по основной деятельности и иные приказы, знакомит сотрудников дошкольного образовательного учреждения с приказами под подпись в день их издания.

3.2. В рамках трудовой функции организации текущего хранения документов:

  • разработка номенклатуры дел в детском саду;
  • проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения;
  • формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения;
  • формирование дел;
  • контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела.

3.3. В рамках трудовой функции организации обработки дел для последующего хранения:

  • обрабатывает и оформляет передачу личных дел сотрудников в архив дошкольного образовательного учреждения;
  • проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
  • составление внутренней описи дел в ДОУ для особо ценных документов;
  • оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения;
  • передача дел в архив дошкольного образовательного учреждения.

3.4. Организовывает внедрение, ведение (в том числе автоматизированное) и развитие систем документации, включая электронные документы.
3.5. Осуществляет учет часов работы работников дошкольного образовательного учреждения, в установленные сроки заполняет и сдает в бухгалтерию табель учета рабочего времени работников ДОУ. Следит за соблюдением сотрудниками графиков работы, сообщает работникам об изменениях в графике работы заблаговременно, под роспись.
3.6. Согласно распоряжениям заведующего печатает и оформляет требуемую документацию для организации образовательной деятельности в дошкольном образовательном учреждении, выполнения годового плана.
3.7. Выполняет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.8. Занимается подготовкой общих собраний работников детского сада, сбором необходимых материалов, оповещением участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрацией.
3.9. Является секретарем административного совещания при заведующем дошкольным образовательным учреждением.
3.10. В границах своей компетенции участвует в составлении программы развития делопроизводства дошкольного образовательного учреждения, вносит предложения по вопросам усовершенствования делопроизводства дошкольного образовательного учреждения.
3.11. Обеспечивает защиту прав и свобод детей, родителей (законных представителей) при обработке персональных данных (далее – ПД).
3.12. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности ПД при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта ПД или наличия другого законного основания.
3.13. Соблюдает законность целей и способов обработки персональных данных сотрудников и воспитанников дошкольного образовательного учреждения.
3.14. При использовании электронного оборудования, в том числе клавиатуры и компьютерной мыши ежедневно дезинфицирует их в соответствии с рекомендациями производителя либо с использованием растворов или салфеток на спиртовой основе, содержащих не менее 70% спирта.
3.15. Самостоятельно планирует свою деятельность по согласованию с заведующим дошкольным образовательным учреждением.
3.16. Строго соблюдает положения должностной инструкции делопроизводителя ДОУ, разработанной на основе профстандарта, трудовую дисциплину и установленный в детском саду режим дня, санитарно-гигиенические нормы на рабочем месте, правила и требования охраны труда и пожарной безопасности.
3.17. Соблюдает культуру и этику общения с сотрудниками и коллегами по работе, этические нормы поведения в дошкольном образовательном учреждении, в быту и общественных местах.
3.18. Своевременно проходит периодические медицинские осмотры.

4. Права

Делопроизводитель имеет полное право:
4.1. На рабочее место, которое соответствует требованиям и нормам охраны труда и пожарной безопасности.
4.2. После передачи документов требовать от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
4.3. Запрашивать у администрации ДОУ, получать и применять информационные материалы, нормативные и правовые документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. На моральное и материальное поощрение, а также на защиту собственных интересов и интересов сотрудников дошкольного образовательного учреждения.
4.5. Запрашивать у заведующего детским садом разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям, получать от других работников информацию, документы, необходимые для исполнения поручений.
4.6. Знакомиться с проектами решений заведующего дошкольным образовательным учреждением, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения своих должностных обязанностей и трудовых функций.
4.7. На ознакомление с имеющимися материалами личного дела, отзывами о своей работе, жалобами и иными документами, отражающими оценку труда делопроизводителя, предоставлять по ним пояснения.
4.8. Вносить конкретные предложения администрации по улучшению организации труда и условий работы делопроизводителя дошкольного образовательного учреждения.
4.9. Участвовать в работе органов самоуправления дошкольным образовательным учреждением, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых делопроизводителем ДОУ должностных обязанностей.
4.10. На защиту профессиональной чести и достоинства, неразглашение дисциплинарного (служебного) расследования, исключая случаи, предусмотренные законом. На защиту своих профессиональных интересов самостоятельно и (или через законного представителя, в том числе адвоката), в случае дисциплинарного или служебного расследования, связанного с несоблюдением норм профессиональной этики.
4.11. Делопроизводитель имеет все права, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом ДОУ, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными актами дошкольного образовательного учреждения, а также право на социальные гарантии.
4.12. Повышать свою профессиональную квалификацию.

5. Ответственность

5.1. Делопроизводитель ДОУ несет ответственность:

  • за разглашение персональных данных воспитанников и их родителей (законных представителей), сотрудников дошкольного образовательного учреждения;
  • за разглашение служебной и конфиденциальной информации;
  • за грамотность составленных документов, оформление согласно норм и требований, своевременность предоставления (отправки адресату);
  • не передачу или несвоевременную передачу информации или документов исполнителю по поручению администрации;
  • за сохранность документов, находящихся в кабинете делопроизводителя, личных дел сотрудников или воспитанников дошкольного образовательного учреждения;
  • за неоказание первой доврачебной помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от администрации дошкольного образовательного учреждения несчастного случая;
  • за нарушение порядка действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в дошкольном образовательном учреждении.

5.2. За невыполнение или нарушение без уважительных причин должностной инструкции, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений заведующего ДОУ и иных локально-нормативных актов, а также за принятие решений, повлекших нарушение образовательной деятельности, делопроизводитель несет дисциплинарную ответственность в порядке, установленном Трудовым Законодательством Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью ребенка, а также совершение иного аморального поступка делопроизводитель ДОУ может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации. Увольнение за данный поступок не является мерой дисциплинарной ответственности.
5.4. За умышленное причинение дошкольному образовательному учреждению или участникам образовательных отношений ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей делопроизводитель детского сада несет материальную ответственность в порядке и пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.5. За невыполнение требований охраны труда, несоблюдения правил пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм делопроизводитель несет ответственность в пределах определенных административным законодательством Российской Федерации.
5.6. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей профессиональной деятельности делопроизводитель несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Делопроизводитель ДОУ:
6.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному заведующим дошкольным образовательным учреждением.
6.2. Постоянно обменивается информацией по вопросам, относящимся к его компетенции, с администрацией, бухгалтерией, педагогическими работниками и обслуживающим персоналом детского сада, с родителями воспитанников (лицами их заменяющими).
6.3. Получает от заведующего дошкольным образовательным учреждением информацию нормативно-правового и организационного характера, знакомится под расписку с необходимыми документами.
6.4. Самостоятельно планирует свою работу на каждый день.
6.5. Вовремя сообщает заведующему ДОУ и его заместителям об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте.
6.6. Систематически делится информацией по вопросам, входящим в его компетенцию, с сотрудниками и работниками дошкольного образовательного учреждения.
6.7. Передает информацию и документы, распоряжения администрации сотрудникам ДОУ, информирует работников о совещаниях, требует от исполнителей грамотного и правильного оформления требуемых документальных материалов, отчетов, ответов.
6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной работе (завхоза) обо всех недостатках в организации условий его деятельности (отсутствии канцелярских принадлежностей, ремонте оргтехники или мебели), соответствии рабочего места нормам охраны труда и пожарной безопасности. Вносит свои предложения по устранению недостатков, по оптимизации работы делопроизводителя.
6.9. Информирует заведующего (при отсутствии – иное должностное лицо) о несчастном случае, факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, заместителя заведующего по административно-хозяйственной части (завхоза) – об аварийных ситуациях в работе систем электроснабжения и теплоснабжения, водоснабжения и водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.
6.10. Во время отсутствия делопроизводителя его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом заведующего дошкольным образовательным учреждением. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление делопроизводителя ДОУ с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается подписью в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
«___»_____202__г. _____________ /_______________________/

 


Рекомендуем перейти к:
Должностным инструкциям для ДОУ с учетом профстандартов

 


Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях: