1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в школе разработана в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 28 декабря 2024 года, ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с изменениями от 14 мая 2018 года) [1], Методическими рекомендациями по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» принятыми 26 марта 2019 года [2], а также Уставом общеобразовательной организации и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими деятельность общеобразовательных организаций.
1.2. Данная инструкция по делопроизводству в организации (далее – Инструкция) обозначает правила подготовки и оформления документов в организации, осуществляющей образовательную деятельность, определяет стандарты оформления реквизитов, бланков документов, составления приказов, положений инструкций, а также регламентирует формирование дел и их текущее хранение, подготовку документов и дел к передаче на архивное хранение в общеобразовательной организации.
1.3. Инструкция по делопроизводству в учреждении разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности общеобразовательной организации и поступающих в школу документов, а также совершенствования и повышения эффективности делопроизводства общеобразовательной организации.
1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемыми с помощью информационных технологий.
1.5. Организацию, методическое руководство, совершенствование делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в школе осуществляет ответственный за ведение делопроизводства.
1.6. Права и обязанности работников, осуществляющих работу с документами в структурных подразделениях общеобразовательной организации, устанавливаются должностными инструкциями или приказом директора.
1.7. Сведения, содержащиеся в документах, могут быть использованы только в рабочих целях в соответствии с полномочиями сотрудника, работающего с документами. Работа с документами вне помещений школы не допускается. При утрате документов проводится служебная проверка.
1.8. При уходе в отпуск, переводе (перемещении) по работе или в случае увольнения сотрудник обязан передать все находящиеся у него документы иному сотруднику, определённому в соответствии с указанием непосредственного руководителя увольняемого, уходящего в отпуск или переводящегося (перемещаемого) по работе сотрудника.
1.9. Инструкция по ведению делопроизводства обязательна для соблюдения всеми работниками школы. Вновь принятые на работу сотрудники, в должностные обязанности которых входит ведение документации, в течение трёх рабочих дней со дня издания приказа о назначении на должность должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под подпись.
2.1. В деятельности школы создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, регламенты; протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и др. органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др. составляются и оформляются специальные документы, связанные с планированием образовательной деятельности и осуществлением хозяйственных мероприятий, ведением учебно-педагогического учета, организацией делопроизводства общеобразовательной организации, обеспечением бухгалтерского учета.
2.2. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов [1, пункт 3.1].
2.3. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа [1, абзацы 1 и 2 пункта 3.2]. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист [2, абзац 4 пункта 3.2].
2.4. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны [1, абзац 3 пункта 3.2].
2.5. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые шрифты по выбору образовательной организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения. Размер шрифта – № 12 – 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11) [2, пункт 3.3].
2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы [2, пункт 3.4].
2.7. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста [2, пункт 3.5].
2.8. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки [2, пункт 3.6].
2.9. Нормативными актами образовательной организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом [1, пункт 3.6]. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист. Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования. [2, пункт 3.7].
2.10. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел [2, пункт 3.8].
2.11. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом. При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста [2, пункт 3.9].
2.12. Нормативные акты общеобразовательной организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц [2, пункт 3.10].
2.13. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее – СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов – с соблюдением положений Инструкции. В образовательной организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF [2, пункт 3.11].
3.1. Для реквизитов документов, создаваемых в общеобразовательной организации устанавливаются правила и требования в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
3.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью [2, абзац 3 пункта 4].
3.3. При подготовке и оформлении документов в школе используются следующие реквизиты:
[1, пункт 4]
4.1. Документы, создаваемые в общеобразовательной организации, оформляются на бланках, изготовленных на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148x210 мм), A6 (105x148 мм) [1, абзац 1 пункта 6.1]. Отдельные виды документов (таблицы, схемы, сметы) допускается оформлять с использованием формата А3 (420x297 мм). Документы, составляющие внутреннюю переписку, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм) без использования бланков.
4.2. Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
[1, абзац 2 пункта 6.1]
4.3. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм [1, абзац 3 пункта 6.1]. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей [2, абзац 1 пункта 6.1].
4.4. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем образовательной организации. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений [1, пункт 6.2].
4.5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков – угловой и продольный [1, пункт 6.4].
4.6. Виды бланков документов применяемых в школе:
[1, пункт 6.6]
4.7. Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма [1, абзац 1 пункта 6.7].
4.8. Образцы разработанных и применяемых в школе бланков подлежат включению в инструкцию по делопроизводству общеобразовательной организации в качестве приложений.
5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, учебным, кадровым и другим вопросам работы школы.
5.2. Проекты приказов готовят ответственные исполнители на основании поручений директора, его заместителей. Проекты приказов по личному составу готовит специалист по кадрам.
5.3. В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ») [1, абзац 6 пункта 5.18].
5.4. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной [2, абзац 4 пункта 5.5].
5.5. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение», и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами вразрядку.
5.6. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.
5.7. В качестве исполнителей указываются заместители директора, председатели или руководители рабочих групп (комиссий).
5.8. Если приказ изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
5.9. Если приказ отменяет действие ранее изданного документа (пунктов документа) с определенной даты, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Признать утратившим силу...», далее указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа (пункта документа), а также дата, с которой отменяется его действие. Если дата не указана, то действие ранее изданного документа (пункты документа) отменяется с даты издания нового приказа.
5.10. Если приказ отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить...» и указываться дата, номер и заголовок ранее изданного документа.
5.11. Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
5.12. Приказы подписываются только директором общеобразовательной организации или работником, исполняющим его обязанности.
5.13. Ответственность за обеспечение своевременной и качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными работниками и организациями несут авторы проекта приказа.
5.14. Регистрационные номера присваиваются приказам по порядку номеров в пределах календарного года.
5.15. Дата регистрации приказа является датой его подписания [2, абзац 1 пункта 4.10].
6.1. Правила – нормативный правовой акт, определяющий порядок какого-либо вида деятельности, устанавливающий, предписывающий или запрещающий определенное поведение.
6.2. Положение – нормативный правовой акт, детально регламентирующий правовой статус, порядок организации и процедуру какого-либо вида деятельности.
6.3. Инструкция – нормативный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения соответствующего нормативного правового акта либо с целью указания норм о способах выполнения определенных операций (действий).
6.4. Правила, положения, инструкции принимаются (в зависимости от вида документа) на Управляющем совете, заседаниях Профсоюзного комитета школы и утверждаются директором.
6.5. Порядок подготовки проектов правил, положения, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов приказов общеобразовательной организации.
6.6. Текст проекта положения, правил, инструкции печатается на чистом листе бумаги формата А4.
6.7. Отличительными характеристиками текстов правил, положения, инструкции являются:
6.8. В зависимости от сложности и объема разрабатываемых правил, положения, инструкции – текст документа делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
7.1. Протокол – организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, комиссий.
7.2. Протокол заседания (совещания) (далее – протокол) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
7.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной [2, абзац 6 пункта 5.7].
7.4. Во вводной части указываются: инициалы, фамилии и должности председателя (председательствующего) и секретаря заседания (совещания); должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня. Если участников заседания (совещания) более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. Лица, которых пригласили на заседание (совещание) в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций [2, абзацы 7-9 пункта 5.7].
7.5. В повестке дня заседания (совещания) указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании (совещании). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?». Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами [2, абзацы 10-13 пункта 5.7].
7.6. Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)», «РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)» [2, абзац 14 пункта 5.7].
7.7. После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается». В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают». При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы. В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение. Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать...», «одобрить...», «проинформировать...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами [2, абзацы 15-20 пункта 5.7].
7.8. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней. Если один из участников заседания (совещания) не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу [2, абзацы 21-22 пункта 5.7].
7.9. Протокол подписывается лицом, председательствовавшим на заседании (совещании), и секретарём заседания (совещания).
7.10. При отсутствии секретаря заседания (совещания), в том числе при проведении оперативных совещаний, допускается подписание протокола только председательствующим.
7.11. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее трех дней со дня заседания (совещания). Проекты соответствующих пунктов протокола визируются должностным лицом, ответственным за подготовку.
7.12. Дата протокола должна соответствовать дню проведения совещания (заседания).
7.13. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки, который составляет секретарь заседания (совещания).
8.1. План – документ, устанавливающий перечень намеченных к выполнению мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей.
8.2. План оформляется на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
8.3. Реквизит – «текст документа» оформляется в виде таблицы с графами:
8.4. План деятельности сотрудника подписывается и утверждается руководителем образовательной организации.
8.5. Номер пункта плана – номер, который соответствует отдельному разделу или пункту плана мероприятий. Нумерация последовательная, без пропусков, возможно применение составных номеров с учетом нумерации разделов плана.
8.6. Наименование мероприятия – формулировка содержания мероприятия должна быть точной и понятной (без использования слов и понятий, имеющих множественный смысл).
8.7. Срок исполнения может быть указан как период выполнения мероприятий (например, I – II кварталы, январь и т.п.) или дата окончания их исполнения (например, до 15.01.2025).
8.8. Исполнитель – инициалы, фамилия должностного лица или наименование (полное или официальное сокращенное) организации – исполнителей плана. В случае если пункт плана подлежит выполнению несколькими исполнителями, то среди них выделяется ответственный исполнитель, который указывается в списке исполнителей первым (верхним) или помечается как ответственный.
8.9. Графа «примечание» – служит для внесения пометок, информации, имеющей отношение к исполнению конкретного мероприятия плана, в том числе в случае изменения срока исполнения или состава исполнителей.
9.1. Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений, заданий, планов.
9.2. Отчеты, предоставляемые в органы государственной власти (в том числе в органы государственной статистики) и имеющие установленную правовыми актами государственных органов форму, создаются по установленной государственными органами форме и в определённом ими порядке.
9.3. Отчёты, предоставляемые сотрудниками школы в ходе внутреннего взаимодействия, создаются по правилам, установленным для создания служебных записок.
9.4. Отчеты оформляются на листе бумаги формата А4 с использованием следующих реквизитов:
9.5. В тексте отчёта в обязательном порядке должно содержаться указ на деятельность, мероприятие, выданное поручение, задание, пункт плана, подлежащий выполнению и результат о выполнении, в том числе с указанием на соблюдение или нарушение исполнительской дисциплины, установленных сроков исполнения и надлежащее предоставление информации, необходимых материалов (проектов документов) соисполнителями (при участии нескольких исполнителей).
9.6. Отчет о деятельности сотрудника подписывается автором отчета.
10.1. Письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) школой в установленном порядке.
10.2. Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.
10.3. Письма готовятся как:
10.4. Сроки подготовки ответных писем:
10.5. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя образовательной организации. Сроки подготовки инициативных писем определяются самостоятельно автором проекта письма с учётом необходимости решения конкретных задач и (или) в соответствии с требованиями законодательства, поручениями непосредственного руководителя.
10.6. Письма печатаются на бланке письма общеобразовательной организации с угловым расположением реквизитов.
10.7. Дополнительно к реквизитам бланка письма при оформлении писем в школе используются следующие реквизиты:
10.8. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами [1, абзацы 1 и 2 пункта 3.2].
10.9. Письма подписывает директор или лица, уполномоченные приказом.
11.1. В целях осуществления взаимодействия между сотрудниками в рамках внутреннего документооборота в школе применяются служебные записки. Служебные записки являются справочно-информационными документами. Авторами служебных записок являются сотрудники общеобразовательной организации.
11.2. Служебная записка может составляться по указанию руководства или по инициативе конкретного сотрудника.
11.3. При оформлении служебной записки оформляются следующие реквизиты:
11.4. Порядок напечатания и размещения реквизитов служебной записки аналогичен порядку напечатания и размещения реквизитов на бланке письма.
11.5. Служебные записки могут создаваться на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Структура текста служебной записки зависит от цели ее создания.
12.1. Доверенность выдаётся сотрудникам школы и оформляется по правилам, установленным настоящей Инструкцией для писем, с учётом требований гражданского законодательства Российской Федерации и настоящего раздела.
12.2. Проект доверенности подготавливается и визируется сотрудником, которому доверенность будет выдана, а также непосредственным руководителем этого сотрудника, после чего передаётся в канцелярию для направления на подписание.
12.3. Доверенность подписывается директором или лицом, осуществляющим его полномочия (исполняющим обязанности), и скрепляется печатью общеобразовательной организации.
13.1. Договоры, соглашения, контракты (далее – договоры) подготавливаются в соответствии с требованиями гражданского, трудового, бюджетного и иного законодательства Российской Федерации, в зависимости от регулируемых договором правоотношений и обязательств сторон.
13.2. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) с учётом необходимости своевременного и качественного обеспечения исполнения своих полномочий (обязанностей, функций) или полномочий школы в целом.
13.3. Проект договора подготавливается ответственным сотрудником (контрактным управляющим) совместно со специалистом, к функциям (полномочиям) которого относится решение вопросов, являющихся предметом договора, или иным сотрудником по прямому указанию директора общеобразовательной организации.
13.4. Необходимая для подготовки проекта договора информация собирается ответственным лицом (контрактным управляющим) в порядке рабочего взаимодействия с учётом правил, установленных настоящей Инструкцией.
14.1. В документообороте образовательной организации выделяются следующие документопотоки: поступающая документация (входящая), отправляемая документация (исходящая), внутренняя документация.
14.2. В составе входящей и исходящей документации могут выделяться документы, поступившие из вышестоящих, подрядных, медицинских и других организаций, органов местного самоуправления, обращения граждан.
14.3. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов общеобразовательной организации.
14.4. В школе доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, электронной связи, а также по СЭД. С помощью почтовой связи в общеобразовательную организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых писем, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
14.5. По каналам электрической связи поступают: факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные документы.
14.6. Документы, поступающие в школу, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, доставляются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15.1. Документы, поступающие в школу, передаются на регистрацию секретарю общеобразовательной организации и проходят первичную обработку в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день. При первичной обработке документов проверяется правильность адресования. Ошибочно поступившие документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.
15.2. Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Вручить немедленно», «Оперативно», незамедлительно проходят первичную обработку и докладываются директору или в случае его отсутствия – заместителю директора по направлению деятельности.
15.3. Поступившие телеграммы принимаются под подпись с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
15.4. Поступившие факсограммы принимаются с проставлением даты приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма.
15.5. Электронные сообщения, адресованные директору или направленные в адрес школы, распечатываются и докладываются директору или в случае его отсутствия – заместителю директора.
15.6. Электронные сообщения, заверенные электронной подписью, подлежат обработке по правилам, предусмотренным для поступающей (входящей) документации.
15.7. Поступившая (входящая) документация распределяется на регистрируемые и не подлежащие регистрации документы.
15.8. Не подлежат регистрации:
16.1. Поступившие (входящие) документы регистрируются только после их первичной обработки и независимо от способа их доставки.
16.2. Регистрация – проставление в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа с обязательной записью в журнал регистрации поступающей (входящей) документации. Структура регистрационного номера поступающего (входящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел общеобразовательной организации.
16.3. Регистрация всех поступивших (входящих) документов производится в пределах общего документопотока. Документы, поступившие в школу по каналам факсимильной связи, обрабатываются и регистрируются в общем порядке.
Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале регистрации телефонограмм и печатается на листе бумаги для передачи на рассмотрение.
16.4. Поступающие (входящие) документы передаются на рассмотрение руководству только после их регистрации и предварительного рассмотрения.
16.5. Документы, поступившие в общеобразовательную организацию, по вопросам, не требующим рассмотрения директора, направляются работником ответственным за делопроизводство школы непосредственно исполнителю запроса.
16.6. Директор в резолюции определяет лиц, ответственных за исполнение документа, и дает им поручение. Работник ответственный за делопроизводство школы передает документ на исполнение.
16.7. Подлинник документа с резолюцией руководителя общеобразовательной организации направляется исполнителю.
16.8. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается тому исполнителю, который в соответствии с указаниями по исполнению является ответственным, остальные исполнители получают копию документа.
16.9. Изготовление копий документа для передачи соисполнителям осуществляется секретарем общеобразовательной организации.
16.10. Резолюция содержит:
[1, пункт 5.28]
16.11. Указание на срок, в течение которого либо до истечения которого необходимо исполнить предписанное действие, может не выражаться конкретной датой и содержать выражения: «в установленный законом срок» и т.п.
16.12. Резолюция пишется на свободном от реквизитов месте первого листа документа.
16.13. В случае, когда резолюция адресована нескольким сотрудникам, то ответственным за исполнение документа в целом является сотрудник, указанный первым (верхним), либо сотрудник, в отношении которого сделана пометка о том, что он является ответственным.
17.1. До предоставления проекта отправляемого (исходящего) документа на подпись директору или иному уполномоченному в установленном порядке на подписание лицу основной исполнитель проверяет правильность оформления отправляемого (исходящего) документа на соответствие требованиям настоящей Инструкции, в том числе на наличие орфографических, графических, грамматических, морфологических, синтаксических ошибок.
17.2. При подготовке отправляемого (исходящего) документа как ответа на поступивший (входящий) документ исполнитель прикладывает к подготовленному проекту входящий документ.
17.3. Проекты отправляемых (исходящих) документов с учётом соблюдения установленного в резолюции срока исполнения передаются ответственным исполнителем в канцелярию (секретарю) школы для направления на подписание.
17.4. Подписанные отправляемые (исходящие) документы, передаются работнику ответственному за делопроизводство школы, который осуществляет проверку комплектности и соответствия количества экземпляров отправляемого (исходящего) документа списку рассылки, а также правильность оформления документа согласно настоящей Инструкции.
17.5. В случае нарушения комплектности или соответствия количества, а также правильности оформления документа согласно настоящей Инструкции, отправляемые (исходящие) документы незамедлительно возвращаются работниками канцелярии ответственному исполнителю или в случае отсутствия ответственного исполнителя его непосредственному руководителю для устранения нарушений.
17.6. Документы после их подписания директором или иным уполномоченным лицом передаются в канцелярию общеобразовательной организации для регистрации и отправки.
17.7. Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется после проведения работниками канцелярии, ответственными за делопроизводство, проверки комплектности и соответствия количества экземпляров, а также правильность оформления отправляемого (исходящего) документа.
17.8. Регистрация создаваемых документов осуществляется в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
17.9. Сведения о регистрируемых отправляемых (исходящих) документах вносятся в журнал регистрации отправляемой (исходящей) документации.
17.10. Регистрационный номер и дата отправляемого (исходящего) документа проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на экземпляре, остающемся в деле общеобразовательной организации.
17.11. Структура регистрационного номера отправляемого (исходящего) документа состоит из его порядкового номера и индекса дела по номенклатуре дел школы.
17.12. Отправка документов производится централизованно работниками канцелярии школы, которые производят их сортировку по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).
17.13. Письма, телеграммы, открытки, бандероли и печатные издания отправляются почтой.
Факсограммы и телефонограммы передаются по каналам телефонной связи.
17.14. Электронные сообщения отправляются с официального почтового электронного адреса общеобразовательной организации.
17.15. Письма, телеграммы, открытки, бандероли, факсограммы, электронные сообщения, не связанные с рабочей деятельностью, к отправке не принимаются.
17.16. Документы, отправляемые средствами почтовой связи проходят:
17.17. При подготовке и отправке писем необходимо учитывать правила, установленные приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 17 апреля 2023 года № 382 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».
17.18. Документы, отправляемые средствами почтовой связи в один адрес, вкладываются в один конверт.
17.19. Исходящие документы, предназначенные для отправки средствами факсимильной связи, отправляются работниками канцелярии общеобразовательной организации.
18.1. Документальный фонд школы – совокупность документов, образующихся в процессе её деятельности. Документальный фонд школы составляют документы, созданные в общеобразовательной организации и полученные ею в результате взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.
18.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда школы и представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в школе, с указанием сроков их хранения, и оформленный в соответствии с правовыми актами, рекомендациями и методическими указаниями органов Российской Федерации, уполномоченных в сфере государственного управления архивным делом, делопроизводства и документооборота.
18.3. Номенклатура дел составляется на основе изучения положений, инструкций и правил, а также других документов, регламентирующих деятельность общеобразовательной организации, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности общеобразовательной организации.
18.4. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
18.5. Номенклатура дел вводится в действие приказом по школе.
18.6. Номенклатура дел готовится в трех экземплярах:
18.7. Из номенклатуры дел школы ответственным лицом за ведение делопроизводства оформляются выписки для каждого из подразделений и отделов общеобразовательной организации.
19.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел общеобразовательной организации и систематизация документов внутри дела.
19.2. Дела со дня их заведения до передачи в архив школы или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
19.3. Приказы по основной, административно-хозяйственной, учебно-воспитательной деятельности школы, группируются отдельно от приказов по личному составу работников и по личному составу обучающихся (учащихся/воспитанников).
19.4. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.
19.5. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при реорганизации или ликвидации общеобразовательной организации.
19.6. В архив общеобразовательной организации (далее – архив) передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.
19.7. Передача документов в архив производится по утвержденным описям дел.
19.8. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
19.9. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно лицом (лицами), назначенным приказом ответственным (ответственными) за архивирование.
19.10. В дело помещается не более 250 листов (толщина дела при этом составляет не более 4 см). При большом количестве документов формируются тома (части) дела. Внутри дела документы располагаются в хронологическом порядке в соответствии с описью. В дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы.
19.11. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
19.12. Личные карточки работников формируются в дело по алфавиту фамилий.
19.13. Оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле карандашом в верхнем правом углу; составление внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
19.14. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
19.15. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела.
19.16. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
19.17. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения.
19.18. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
19.19. Прием дел производится сотрудником, уполномоченным на ведение деятельности архива, с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (на каждом экземпляре описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивиста и сотрудника, передавшего дела.
20.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству является локальным нормативным актом общеобразовательной организации, принимается на Общем собрании работников и утверждается (вводится в действие) приказом директора общеобразовательной организации.
20.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящую Инструкцию, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
20.3. Инструкция по делопроизводству в школе принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Инструкции принимаются в порядке, предусмотренном п.20.1 настоящей Инструкции.
20.4. После принятия Инструкции (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
1. Для подготовки документов применяется текстовый редактор, обеспечивающий требования графического воспроизведения реквизитов документа.
2. Виды и размеры используемых шрифтов: Times New Roman – 12, 13, 14; Calibri 14 и приближенные к ним.
3. При подготовке текстов в таблицах, для обеспечения лучшей читаемости данных, допускается применение шрифтов вида Arial, размеров 12,13.
4. Диапазон используемых междустрочных интервалов: от одинарного до полуторного [1, абзац 4 пункта 3.4].
5. Абзацный отступ текста документа – 1,25 см [1, абзац 1 пункта 3.4].
6. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста [1, абзац 2 пункта 3.4].
7. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом [1, абзац 3 пункта 3.4].
8. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала [1, абзац 5 пункта 3.4].
9. Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел [1, абзац 6-7 пункта 3.4].
10. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) [1, абзац 1 пункта 3.5].
11. Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см [1, абзац 2 пункта 3.5].
12. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см [1, абзац 3 пункта 3.5].
13. Код формы документа
Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в основном используемых в кадровом документообороте школы. Располагается код формы в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода [1, пункт 5.4].
Пример
Форма по ОКУД 0301001.
14. Наименование школы
Наименование школы должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (Уставе общеобразовательной организации). Под наименованием школы в скобках указывается сокращенное наименование общеобразовательной организации, если оно предусмотрено уставом.
Над наименованием школы – указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации [1, пункт 5.5].
Наименование организации включает:
[2, пункт 4.5]
15. Справочные данные о школе
Справочные данные о школе включают в себя: почтовый адрес, номера телефона, факса, адрес электронной почты, код школы по ОКПО (проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП) [1, пункт 5.8].
Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65 [2, пункт 4.8].
16. Наименование вида документа
Реквизит используется для указания вида документа и располагается под реквизитом «наименование общеобразовательной организации» и печатается прописными буквами. Наименование вида документа не указывается в письмах [1, пункт 5.9].
Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку [2, пункт 4.9].
17. Дата документа
Датой документа является дата его подписания (приказ, письмо, записка, акт и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (служебная записка, заявление и др.).
Документы, издаваемые совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности – день месяца, месяц, год – одним из двух способов:
[1, пункт 5.10]
Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками канцелярии, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.
Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте [2, пункт 4.10].
18. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению образовательной организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемой системой регистрации, принятой в школе [1, пункт 5.11].
Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения) [2, пункт 4.11].
19. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ [1, пункт 5.12].
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа [2, пункт 4.12].
20. Место составления (издания) документа
Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением [1, пункт 5.13].
Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров № 11 или № 10 и размещать в две строки.
При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается.
Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород [2, пункт 4.13].
21. Адресат
Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка) [1, пункт 5.15].
В соответствии с рекомендацией ГОСТ Р 7.0.97-2016 строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом [2, пункт 4.15].
Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.
Пример
Руководителю Федерального
архивного агентства
Фамилия И.О.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Пример
Федеральное архивное
агентство
или
Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения.
Пример
Федеральное архивное
агентство
Отдел государственной
службы кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.
Пример
АО «Профиль»
Руководителю договорно-
правового отдела
Фамилия И.О.
[1, пункт 5.15]
При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и – ниже – фамилия, инициалы.
Пример
Минсельхоз России
Административный департамент
Главному специалисту
Фамилия И.О.
[2, пункт 4.15]
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.
Пример
Руководителям дочерних
обществ АО «Профиль»
или
Руководителям управлений
Росархива
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Пример
Руководителям дочерних
обществ АО «Профиль»
(по списку)
В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно [1, пункт 5.15].
В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии[2, пункт 4.15].
В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ от 17 апреля 2023 года № 382.
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес [1, пункт 5.15].
Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках [2, пункт 4.15].
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса) [1, пункт 5.15].
22. Гриф утверждения документа
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Пример
УТВЕРЖДАЮ
Директор МБОУ Школа № 1238
Подпись
И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Пример
УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ Школа № 1238
от 01.03.2020 № 57
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках) [1, пункт 5.16].
23. Заголовок к тексту
Заголовок к тексту – краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):
[1, пункт 5.17]
Заголовок должен состоять из одной фразы [2, пункт 4.17].
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля [1, пункт 5.17]. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.
Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом [2, пункт 4.17].
Заголовок к тексту может не составляться, если объем документа не превышает 4-5 строк [1, пункт 5.17].
24. Текст документа
Документы общеобразовательной организации составляются на государственном языке Российской Федерации – русском.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В приказах текст документа излагают от первого лица единственного числа («приказываю»).
В документах коллегиальных и совещательных органах от третьего лица единственного числа: («собрание... решило»).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности образовательных организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции...», «в состав управления входят...», «комиссия провела проверку...»).
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: («приказываем», «решили»).
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Николай Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
С уважением, ...
[1, пункт 5.18]
25. Отметка о приложении
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах – приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Приложение:
1. План-график ... на 3 л. в 2 экз.
2. Справка о подтверждении факта обучения... на 1 л. в 1 экз.
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2024 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 5 л.
Приложение: CD в 1 экз.
[1, пункт 5.19]
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.
Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.
Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:
Приложение: опись приложений на 2 л. в 1 экз.
[2, пункт 4.19]
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
Пример
Приложение № 2
к приказу МБОУ Школа № 1238
от 08.06.2017 № 67
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом МБОУ Школа № 1238
от 08.06.2017 № 67
[1, пункт 5.19]
26. Гриф согласования документа
Гриф согласования документа используется при согласовании документа с органами власти, организациями или должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
[1, пункт 5.20]
Грифом согласования документа оформляется:
[2, пункт 4.20]
Гриф согласования состоит из слова “СОГЛАСОВАНО”, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Пример
СОГЛАСОВАНО
Директор МБОУ Школа № 1238
(подпись)
И.И. Иванов
Дата
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию – автора документа, дату и номер письма [1, пункт 5.20].
Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.
Пример 1
СОГЛАСОВАНО
Совет директоров
АО «Профиль»
(протокол от _________ № ___ )
Пример 2
СОГЛАСОВАНО
Письмом ДОгМ
от _________ № ___
Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.
Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: «Лист согласования прилагается» [2, пункт 4.20].
27. Виза
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример
Заместитель директора
Подпись
И.О. Фамилия
Дата
[1, пункт 5.21]
Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки [2, пункт 4.21].
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример
Замечания прилагаются.
Заместитель директора
Подпись
И.О. Фамилия
Дата
[1, пункт 5.21]
Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:
Пример
Не согласна.
Заместитель директора
Подпись
И.О. Фамилия
Дата
Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.
Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
Пример
Считаю, что в состав ревизионной
комиссии следует включить также А.И.
Мошкину и П.П. Сердюкова.
Заместитель директора
Подпись
И.О. Фамилия
Дата
[2, пункт 4.21]
В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019.
В документах, подлинники которых хранятся в школе, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу [1, пункт 5.21].
В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:
Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 – 6.
Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений – с проставлением визы на обороте каждого листа документа.
Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования [2, пункт 4.21].
28. Подпись
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия):
Пример
Директор Подпись И.О. Фамилия
[1, пункт 5.22]
Если документ оформлен на бланке образовательной организации, в наименовании должности наименование организации не указывается [2, пункт 4.22].
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование общеобразовательной организации (полное название школы). Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
При подписании документа несколькими должностными лицами разных должностей их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемой должности.
Пример
Директор Подпись И.О. Фамилия
Заместитель директора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии [1, пункт 5.22].
Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе [2, пункт 4.22].
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).
Пример
Заместитель директора Подпись И.О. Фамилия
или
Исполняющий обязанности директора Подпись И.О. Фамилия
или
И.о. директора Подпись И.О. Фамилия
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо [1, пункт 5.22].
При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки [2, пункт 4.22].
29. Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы образовательной организации в соответствии с действующим законодательством [1, пункт 5.23].
30. Печать
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати») [1, пункт 5.24].
31. Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе (авторе) документа проставляется на письмах школы в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне внизу слева.
Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его телефона, а также отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности и электронным адресом исполнителя.
Пример
Иванов Иван Иванович, специалист по охране труда
(888) 888-88-88, lvanov@mail.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера [1, пункт 5.25].
32. Отметка о заверении копии
Для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) под реквизитом «Подпись» оформляется реквизит «Отметка о заверении копии».
Отметка о заверении копии включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование образовательной организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью образовательной организации.
Реквизит «Отметка о заверении копии» может быть оформлена от руки или с использованием штампа [1, пункт 5.26].
Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.
Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации [2, пункт 4.26].
Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа.
33. Отметка о поступлении документа
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в образовательную организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с использованием штампа [1, пункт 5.27].
При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа [2, пункт 4.27].
34. Резолюция
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Она оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, подпись автора резолюции и дату оформления резолюции.
Резолюция, по усмотрению лица, дающего поручение, может включать в себя также срок исполнения документа [1, пункт 5.28].
Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.
Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.
Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.
В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.
Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело [2, пункт 4.28].
35. Отметка о контроле
Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа [1, пункт 5.29].
36. Отметка о направлении документа в дело
Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример
В дело № 01-18 за 2016 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа [1, пункт 5.30].
Перейти к разделу:
Положения для школы
Copyright © 2014-2025, Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ
ella62 15 августа, 2024 - 15:19
admin 13 сентября, 2024 - 01:39